Зарегистрировано в НРПА РБ 8 июля 2008 г. N 8/19080
На основании Положения о Министерстве промышленности Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 980 "Вопросы Министерства промышленности Республики Беларусь", Министерство промышленности Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в Министерстве промышленности Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Министр А.М.РУСЕЦКИЙ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
промышленности
Республики Беларусь
17.06.2008 N 17
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН,
ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в Министерстве промышленности Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановлением Совета Министров РБ от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам) граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией) в Министерстве промышленности Республики Беларусь (далее - Министерство).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется централизованно, отдельно от делопроизводства по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, других видов делопроизводства.
3. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и ответственность за его состояние возлагается в Министерстве на сектор делопроизводства и архива отдела делопроизводства, контроля и организационного обеспечения.
4. Регистрация обращений граждан осуществляется в электронной и карточной (в регистрационно-контрольных карточках) формах.
На каждое обращение гражданина составляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки по форме согласно приложению.
Регистрация обращений индивидуальных предпринимателей и юридических лиц осуществляется в электронной форме.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
5. Все поступающие в Министерство обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
6. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
7. Регистрационный индекс обращения присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в Министерстве.
8. Повторным обращениям при их поступлении в течение календарного года присваивается очередной индекс.
9. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение Министру или его заместителям по направлениям деятельности.
После электронной регистрации обращений индивидуальных предпринимателей и юридических лиц они передаются на рассмотрение Министру или его заместителям по направлениям деятельности.
Поручения Министра и его заместителей о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в Министерстве ведется с использованием электронной системы контроля и регистрационно-контрольных карточек.
Контроль за рассмотрением обращений индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в Министерстве ведется с использованием электронной системы контроля.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решение о снятии с контроля обращений принимаются Министром или его заместителями.
Обращения граждан, направленные вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписания), берутся на особый контроль.
12. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.
Заявителям письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением других установленных обозначений, применяемых при регистрации.
13. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
14. Указанное предписание (и представление) направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
15. Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации в Министерстве.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации Министр или его заместители могут продлить срок рассмотрения обращения в пределах, установленных законодательством. Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается заявителю.
16. В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в Министерство, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом заявителей.
17. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) должен быть отражен в регистрационно-контрольных карточках (или электронной форме).
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись лица, принявшего данное решение.
18. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются в сектор делопроизводства и архива отдела делопроизводства, контроля и организационного обеспечения для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и хранения.
Обращения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются в структурное подразделение, ответственное за исполнение, для формирования в дела и хранения.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
19. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке Министром может быть принято решение об увеличении срока хранения или постоянном хранении соответствующих обращений.
20. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
21. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
Приложение
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства по обращениям
граждан, индивидуальных
предпринимателей и юридических лиц
в Министерстве промышленности
Республики Беларусь
Форма
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
обращений граждан
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
Количество листов приложений <*> ___________________________________
Даты, индексы <**> повторных обращений _____________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления ______ Срок исполнения _____ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N _____ дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
--------------------------------
<*> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<**> Проставляются при присвоении повторному обращению
очередного регистрационного индекса.
| 
