Зарегистрировано в НРПА РБ 18 июля 2000 г. N 8/3727
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 7 июня 2000 г. N 821 "Об утверждении Положения о порядке регистрации актов гражданского состояния в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 59, 5/3405) Министерство юстиции Республики Беларусь и Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЮТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах записи актов гражданского состояния, а также о передаче этих книг на хранение в государственный архив.
2. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента внесения в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и ее официального опубликования.
Министр юстиции Республики Беларусь Г.Н.ВОРОНЦОВ
Председатель Государственного
комитета по архивам и
делопроизводству
Республики Беларусь А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь и
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
13.07.2000 N 10/7
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО
СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В ОРГАНАХ ЗАПИСИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, А ТАКЖЕ О ПЕРЕДАЧЕ ЭТИХ КНИГ НА
ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
Глава 1. МЕСТО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ ДО ПЕРЕДАЧИ В
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
1. Записи актов гражданского состояния, поступившие на хранение в архив органа загса, подбираются и брошюруются в книги.
В книгах сосредоточиваются записи одного вида акта гражданского состояния по городу, району, а внутри района - по поселкам и сельсоветам в алфавитном порядке.
В конце книги указывается количество листов, записей актов гражданского состояния и ставится печать соответствующего органа загса.
2. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги пронумеровываются, учитываются в журнале по учету книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг и раскладываются в хронологическом порядке отдельно по видам записей по каждому району, городу, поселку, сельсовету.
3. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния, составленные на территории данного района (города), а также метрические книги, составленные до образования органов загса, хранятся в архиве органа загса соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа.
Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрические книги, составленные на территории данной области, хранятся в областном архиве органов загса, а города Минска - в Минском городском архиве органов загса.
Глава 2. ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОВ ОРГАНОВ ЗАГСА
4. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы с ними архиву органов загса предоставляется специальное помещение.
Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и защищенным от затопления.
Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. На окнах первого этажа архивохранилища устанавливаются металлические решетки.
Защита документов от света обеспечивается хранением документов в шкафах, стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и переплетах. Необходимо применение на окнах светорассеивающих стекол, светонепроницаемых или светорассеивающих штор, жалюзи и т.п.
В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.
Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.
5. Архивохранилища оборудуются металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10 - 15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов - 70 - 80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.
Глава 3. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В АРХИВАХ
ОРГАНОВ ЗАГСА
6. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые условия работы с ними.
7. В архивохранилищах должны быть установлены оптимальные температурно-влажностные режимы. В помещениях с регулируемым климатом температура воздуха должна соответствовать +17 - 19 град. C, влажность - от 50 до 55%, а в помещениях с нерегулируемым климатом температура воздуха - +14 - 20 град. C, влажность - 45 - 60%.
Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
8. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:
а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;
б) периодически проводить обеспыливание документальных материалов с помощью пылесосов и практиковать влажную уборку с применением 1-процентного раствора формалина;
в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50-процентным раствором глицерина и тщательно отжатой.
9. В случае появления в архивохранилищах плесени, насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению и проведению дезинфекции помещений архивохранилищ.
10. В архивохранилищах запрещается:
а) курение;
б) применение нагревательных электроприборов;
в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).
11. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или опломбируется. Печать или пломбир хранится у заведующего архивом органа загса или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; обеспечивается охранный режим архива.
12. При отсутствии специального помещения для архива органа загса соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны храниться в металлических шкафах.
13. Вход в архивохранилище и ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах посторонним лицам без разрешения заведующего органа загса соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа, заведующего областным (Минским городским) архивом органа загса, а с записями в книгах регистрации усыновления (удочерения) также без разрешения органов опеки и попечительства запрещается.
14. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется с участием представителя соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и др.) соответствующий акт и принимаются меры к охране материалов.
15. Обеспечение надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах органов загса местных исполнительных и распорядительных органов возлагается на соответствующие местные исполнительные и распорядительные органы, а в областных (Минском городском) архивах органов загса - на управления юстиции облисполкомов (Минского горисполкома).
Глава 4. СРОКИ ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ И ПОРЯДОК
ПЕРЕДАЧИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
16. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги хранятся в архивах органов загса в течение 75 лет со времени их составления.
По истечении 75 лет вторые экземпляры книг из областных (Минского городского) архивов органов загса, оформленные согласно установленным правилам постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, передаются на хранение в государственный архив. Недостающие или неисправимо поврежденные экземпляры книг заменяются книгами, изымаемыми из архивов органов загса местных исполнительных и распорядительных органов.
17. Архивы органов загса сдают в государственный архив книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги по описям и оформляют сдачу актом. Описи составляются в трех экземплярах, а акты - в двух экземплярах.
Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращается в архив органа загса.
Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив работниками архива органов загса.
18. После передачи вторых экземпляров книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в государственный архив оставшиеся первые экземпляры указанных книг в архивах органов загса местных исполнительных и распорядительных органов подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг согласовывается соответственно с областным архивом органа загса и утверждается соответствующим местным исполнительным и распорядительным органом.
Уничтожение книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, как правило, осуществляется путем их переработки на предприятиях вторичного сырья в присутствии представителя соответствующего архива органа загса.
| 
