Постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 05.07.2000 № 20.1 "Об утверждении Правил работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 27 июля 2000 г. N 8/3762

Совет директоров Национального банка Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить Правила работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (прилагаются).

Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ

СОГЛАСОВАНО                                      УТВЕРЖДЕНО
Председатель экспертно-проверочной               Постановление
комиссии Белорусского                            Совета директоров
научно-исследовательского центра                 Национального банка
электронной документации                         Республики Беларусь
Т.В.Столина                                      05.07.2000 N 20.1
08.06.2000

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Правила работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов (далее - Правила) определяют порядок проведения экспертизы ценности, хранения, приема, учета, уничтожения и использования электронных документов центрального архива межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР).

2. Учет, обеспечение сохранности и использования электронных документов по межбанковским расчетам, методическое руководство работой пользователей с электронными документами в центральном архиве МБР и передача их в случае необходимости на государственное хранение возлагаются на центральный архив МБР.

3. Перечень электронных документов и информации, передаваемой в центральный архив МБР из АС МБР, утверждается заместителем Председателя Правления Национального банка, курирующим работу департамента платежной системы и информатизации. Перечень систематически обновляется и переутверждается.

4. Термины, используемые в настоящих Правилах, означают следующее:

автоматизированная система межбанковских расчетов Республики Беларусь (далее - АС МБР) - это составная часть Национальной платежной системы, состоящая из совокупности правил и программно-технических средств, при помощи которой осуществляются расчеты по денежным обязательствам между ее участниками путем передачи электронных платежных сообщений через коммуникационную систему и их обработки программно-техническими комплексами;

автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) - программно-технический комплекс автоматизированной системы, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида;

электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. N 357-З "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/132);

электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа;

экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Глава 2 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5. В целях обеспечения сохранности электронных документов, имеющих научную, практическую или иную ценность, отбора их в случае необходимости на государственное хранение, а также определения электронных документов, утративших научное, практическое или иное значение и подлежащих уничтожению, в центральном архиве МБР проводится экспертиза ценности электронных документов.

6. Экспертиза ценности электронных документов проводится ежегодно центральной экспертной комиссией Национального банка совместно с представителями центрального архива МБР по истечении установленного срока хранения электронных документов.

7. При проведении экспертизы ценности электронных документов используется перечень документов Национального банка, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения, утвержденный в установленном порядке (далее - перечень).

8. По результатам проведения экспертизы ценности электронных документов в случае необходимости составляются перечень электронных документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и акт об уничтожении электронных документов, утративших научную, практическую или иную ценность.

Глава 3 СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

9. Центральный архив МБР обеспечивает гарантированное хранение электронных документов в течение сроков, установленных перечнем, достигаемое использованием механизмов контроля целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в данных.

10. Комплекс помещений для хранения электронных документов включает хранилище и помещение для специальных работ с документами (прием документов, специальная обработка и т.д.).

11. Хранение электронных документов осуществляется в хранилище. Хранилище представляет собой помещение с расположенным в нем специальным техническим устройством, составляющим часть автоматизированной системы центрального архива МБР и предназначенным для длительного хранения информации, записанной на машинный носитель.

12. В центральном архиве МБР создаются резервные копии - эталоны электронных документов. Их хранение осуществляется на машинных носителях отдельно (в другом помещении) от рабочих экземпляров электронных документов.

13. Обработка данных по запросам пользователей должна осуществляться только с использованием рабочих экземпляров электронных документов.

14. В случаях нарушения целостности данных на машинном носителе или возникновения сбоев при считывании данных с машинного носителя для восстановления рабочих экземпляров могут использоваться эталоны электронных документов.

15. Для обеспечения сохранности электронных документов при обновлении информационных и компьютерных технологий в случае технической модернизации архива, физического износа носителей или по другим техническим причинам центральный архив МБР должен обеспечить копирование или конвертацию электронных документов на новые устройства хранения.

Глава 4 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МБР И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ УЧЕТА

16. Прием-передача электронных документов и информации по межбанковским платежам на хранение в центральный архив МБР осуществляется с использованием программно-технических средств автоматизированной системы центрального архива МБР при непосредственном участии персонала центрального архива МБР.

Выполнение работ по систематизации и подготовке к передаче электронных документов в центральный архив МБР, а также ответственность за целостность и достоверность электронных документов, полноту передаваемой в центральный архив МБР информации возлагаются на оператора АС МБР - республиканское унитарное предприятие "Белорусский межбанковский расчетный центр" (далее - УП БМРЦ).

17. Учетной единицей (единицей доступа) в центральном архиве МБР является электронный документ.

18. Основными регистрационно-учетными документами центрального архива МБР являются:

опись принятых на архивное хранение документов;

журнал учета электронных документов, поступивших в центральный архив МБР;

журнал учета машинных носителей.

19. Передача электронных документов в автоматизированную систему центрального архива МБР осуществляется посредством файлов, сформированных УП БМРЦ с использованием специальных программно-технических средств.

20. Передача электронных документов в центральный архив МБР осуществляется по описи электронных документов на бумажном носителе уполномоченным сотрудником УП БМРЦ. Формирование описи осуществляется автоматически по установленной форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Опись подписывают сотрудники УП БМРЦ и отдела надежности информационных систем департамента платежной системы и информатизации с указанием их должности и даты приема-передачи.

Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у составителя, второй передается в центральный архив МБР.

21. Учет электронных документов, поступивших на хранение в центральный архив МБР, ведется в журнале учета электронных документов согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

При уничтожении электронных документов в журнале в графе "Примечание" делают отметку об уничтожении документа со ссылкой на номер и дату документа, на основании которого был уничтожен электронный документ.

22. Для учета машинных носителей в центральном архиве МБР ведется журнал учета машинных носителей согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

При поступлении чистого машинного носителя в центральный архив МБР производится проверка физического состояния носителя и его упаковки.

Каждому машинному носителю присваивается регистрационный номер по журналу учета машинных носителей. Регистрационный номер указывается на упаковке машинного носителя.

При выдаче носителя для использования в журнале в графе "Примечание" записывается дата выдачи, куда выдан, фамилия и инициалы получившего и его подпись.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Глава 5 ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

23. После проведения экспертизы ценности электронных документов на электронные документы с истекшими сроками хранения составляется акт об уничтожении согласно приложению 4 к настоящим Правилам. Акт утверждается заместителем Председателя Правления банка, курирующим работу департамента платежной системы и информатизации, и согласовывается с профильным архивным учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

24. Электронные документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, электронные документы с пятилетним сроком хранения, созданные в 1998 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2004 г.

25. По истечении установленных сроков хранения все экземпляры электронных документов изымаются из автоматизированной системы центрального архива МБР и становятся недоступными.

26. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после уничтожения записанной на них информации хранятся в центральном архиве МБР и могут быть использованы для повторной записи информации.

Машинные носители, не пригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке.

Глава 6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

27. Центральный архив МБР организует использование электронных документов, хранящихся в архиве.

Обращаться в центральный архив МБР с запросом в пределах их полномочий могут участники АС МБР, оператор АС МБР, структурные подразделения Национального банка, органы государственной власти и управления, суды.

28. Основными формами использования электронных документов центрального архива МБР являются:

выдача заверенных копий электронных документов;

предоставление информации по межбанковским платежам.

29. Для получения заверенных копий электронных документов из центрального архива МБР заинтересованная организация направляет официальное письмо-запрос на имя заместителя Председателя Правления Национального банка, осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива МБР.

Письмо-запрос оформляется на бланке для писем организации - автора документа и должно содержать все необходимые для данного вида документов реквизиты. В тексте письма-запроса должны быть указаны:

цель запроса;

название запроса или наименование (обозначение) электронного документа с указанием его реквизитов.

В экстренных случаях письмо-запрос может быть передано по факсу в адрес Национального банка с последующей досылкой его по почте. Ответ на запрос на бумажном носителе выдается только после получения центральным архивом МБР письма-запроса в традиционном виде на бумажном носителе.

Письма-запросы, поступившие в Национальный банк, регистрируются в управлении организационной работы и передаются на рассмотрение заместителю Председателя Правления Национального банка, осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива МБР.

В соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления Национального банка письма-запросы передаются на исполнение в центральный архив МБР. В центральном архиве МБР эти документы также учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции.

30. Письма-запросы о выдаче информации из центрального архива МБР, поступившие от органов государственной власти и управления, управление организационной работы предварительно передает на рассмотрение в юридический департамент, который в течение 3 дней подтверждает или не подтверждает правомочность данной организации на получение такой информации.

Если организация неправомочна в получении запрошенной информации, юридический департамент дает автору письма-запроса аргументированный отрицательный ответ.

31. Исполнение письма-запроса производится в центральном архиве МБР в соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления Национального банка в течение 10 дней со дня поступления. Ответы на срочные письма-запросы в соответствии с резолюцией руководства выдаются в течение одного дня.

Центральный архив МБР готовит на бланке для писем сопроводительное письмо автору письма-запроса и изготавливает копию электронного документа на бумажном носителе.

Копия электронного документа на бумажном носителе должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Право подписывать ответы на письма-запросы и удостоверять своей подписью и печатью центрального архива МБР выдаваемые на бумажном носителе копии электронных документов имеет начальник отдела надежности информационных систем департамента платежной системы и информатизации или лицо, его заменяющее.

Ответы на письма-запросы регистрируются в отделе надежности информационных систем в журнале регистрации исходящих документов.

32. Для подтверждения подлинности и целостности электронных документов, хранящихся в центральном архиве МБР, по просьбе организации - автора письма-запроса центральный архив МБР осуществляет проверку электронной цифровой подписи.

Проверка электронной цифровой подписи электронных документов, хранящихся в центральном архиве МБР, осуществляется в архиве оператора АС МБР. Архив оператора АС МБР ведет УП БМРЦ.

33. Учет выданных копий электронных документов на бумажном носителе ведется в журнале использования электронных документов центрального архива МБР согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

34. Порядок выдачи информации по межбанковским платежам аналогичен порядку выдачи заверенных копий электронных документов. При отсутствии технической возможности в выдаче информации может быть отказано.

35. Структурные подразделения Национального банка с целью оперативного использования в своей работе электронных документов центрального архива МБР могут устанавливать АРМ пользователя.

Приложение 1
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1

УП БМРЦ

                                ОПИСЬ
                        _____________ N _____
                        за __________________

----+-----------------+----------+----------+----------+-------
¦ N ¦    Имя файла    ¦   Дата   ¦  Объем   ¦Количество¦Контрольная¦
¦п/п¦                 ¦ создания ¦информации¦документов¦сумма (CRC)¦
¦   ¦                 ¦документов¦  (байт)  ¦ (файлов) ¦           ¦
+---+-----------------+----------+----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦         2       ¦     3    ¦     4    ¦     5    ¦     6     ¦
+---+-----------------+----------+----------+----------+-----------+
¦   ¦                 ¦          ¦          ¦          ¦           ¦
¦---+-----------------+----------+----------+----------+------------

Сдал:
____________________________   _____________   _____________________
 (наименование должности)        (подпись)     (расшифровка подписи)
__________________
     (дата)
Принял:
____________________________   _____________   _____________________
 (наименование должности)       (подпись)     (расшифровка подписи)
__________________
     (дата)

Приложение 2
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1

             ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

----+-----------+-----------------------+-------------+--------
¦ N ¦   Дата    ¦Название, номер и дата ¦  Фамилия и  ¦ Примечание ¦
¦п/п¦поступления¦       документа,      ¦   подпись   ¦            ¦
¦   ¦           ¦    подтверждающего    ¦ принявшего  ¦            ¦
¦   ¦           ¦      поступление      ¦             ¦            ¦
+---+-----------+-----------------------+-------------+------------+
¦ 1 ¦     2     ¦           3           ¦      4      ¦      5     ¦
+---+-----------+-----------------------+-------------+------------+
¦   ¦           ¦                       ¦             ¦            ¦
¦---+-----------+-----------------------+-------------+-------------

Приложение 3
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1

               ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ

----------------+---------+--------+---------+----------+------
¦Регистрационный¦Вид      ¦Тип     ¦Дата     ¦Фамилия и ¦Примечание¦
¦номер носителя ¦носителя ¦носителя¦поступле-¦подпись   ¦          ¦
¦               ¦         ¦и его   ¦ния      ¦принявшего¦          ¦
¦               ¦         ¦емкость ¦         ¦          ¦          ¦
+---------------+---------+--------+---------+----------+----------+
¦       1       ¦    2    ¦    3   ¦    4    ¦    5     ¦    6     ¦
+---------------+---------+--------+---------+----------+----------+
¦               ¦         ¦        ¦         ¦          ¦          ¦
¦---------------+---------+--------+---------+----------+-----------

Приложение 4
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1

____________________________
 (наименование организации)

                                АКТ
                        _____________ N ______               г.Минск

О выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению

Основание: ______________________ от ___________ N _________________
Составлен комиссией:
Председатель _______________________________________________________
                   (должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
                   (должность, фамилия, инициалы)
                2. _________________________________________________
                   (должность, фамилия, инициалы)

----+-----------------------+-----------+-----------+---------
¦ N ¦Заголовок и обозначение¦   Дата    ¦Количество ¦Срок хранения¦
¦п/п¦электронного документа ¦ (крайние  ¦электронных¦ электронных ¦
¦   ¦   (файла, комплекса   ¦   даты)   ¦документов ¦документов и ¦
¦   ¦   файлов) или группы  ¦электронных¦  (файлов) ¦номера статей¦
¦   ¦электронных документов ¦документов ¦           ¦  по перечню ¦
+---+-----------------------+-----------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦           2           ¦     3     ¦     4     ¦      5      ¦
+---+-----------------------+-----------+-----------+-------------+
¦   ¦                       ¦           ¦           ¦             ¦
¦---+-----------------------+-----------+-----------+--------------

Всего ________________________________ документов (файлов).
          (цифрами и прописью)
Составлен в _____ экземплярах.
1-й экземпляр - направлен в ________________________________________
2-й экземпляр - в дело.

Председатель комиссии  _______________ _____________________________
                          (подпись)        (расшифровка подписи)
Члены комиссии:        _______________ _____________________________
                          (подпись)        (расшифровка подписи)
                       _______________ _____________________________

СОГЛАСОВАНО
Председатель экспертно-проверочной
комиссии архивного учреждения
________________________________
      (подпись, И.О.Фамилия)
__________________
      (дата)

Приложение 5
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1

      ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
                      ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА МБР

----------+-------------+------------------+------------+------
¦ Дата и  ¦ Куда и кому ¦Краткое содержание¦ Количество ¦Примечание¦
¦ индекс  ¦  направлен  ¦                  ¦экземпляров ¦          ¦
¦ ответа  ¦             ¦                  ¦  и листов  ¦          ¦
¦         ¦             ¦                  ¦ документа  ¦          ¦
+---------+-------------+------------------+------------+----------+
¦    1    ¦      2      ¦         3        ¦      4     ¦    5     ¦
+---------+-------------+------------------+------------+----------+
¦         ¦             ¦                  ¦            ¦          ¦
¦---------+-------------+------------------+------------+-----------

Архив документов Папярэдні | Наступны