Зарегистрировано в НРПА РБ 17 июня 2008 г. N 9/16374
На основании Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" и постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Столбцовский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Столбцовском районном исполнительном комитете и сельских исполнительных комитетах.
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Столбцовского районного исполнительного комитета Ширан Л.Н.
Председатель В.Т.МИСЬКО
Управляющий делами Л.Н.ШИРАН
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Столбцовского районного
исполнительного комитета
24.04.2008 N 409
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В СТОЛБЦОВСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ И СЕЛЬСКИХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Столбцовском районном исполнительном комитете и сельских исполнительных комитетах разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, стр. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и решения Минского областного исполнительного комитета от 12 марта 2008 г. N 220 "О внесении изменений и дополнений в решение Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 86, 9/14564) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан), за исключением индивидуальных предпринимателей, в Столбцовском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях и сельских исполнительных комитетах (далее - сельисполкомы).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях и сельисполкомах ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.
3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители райисполкома, его структурных подразделений, сельисполкомов.
4. Регистрация обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, сельисполкомах осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению к настоящей Инструкции.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
5. Все поступившие в райисполком, его структурные подразделения, сельисполкомы обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
7. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.
8. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком, его структурные подразделения, сельисполкомы в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
9. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям райисполкома, его структурных подразделений, сельисполкомов.
Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.
11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, сельисполкомах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством строки.
Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями райисполкома, его структурных подразделений, сельисполкомов.
Обращения граждан, направленные в райисполком, его структурные подразделения, сельисполкомы вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.
12. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в райисполкоме, его структурных подразделениях, сельисполкомах обозначений, применяемых при регистрации.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители райисполкома, его структурных подразделений, сельисполкомов, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
13. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.
14. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, сельисполкомы одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
15. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в райисполкоме, его структурных подразделениях, сельисполкомах должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
16. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений, сельисполкомов.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
17. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке райисполкомом, его структурными подразделениями, сельисполкомами может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
18. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Приложение
к Инструкции о
порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан в Столбцовском
районном исполнительном комитете
и сельских исполнительных комитетах
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
N ___________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений <1> __________________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений _____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления ____________ Срок исполнения _____________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
___________________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения (N ________ дата ответа _________________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N _______________________ _______________________ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.
| 
