Решение Могилевского областного исполнительного комитета от 29.11.1999 № 30-21 "Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Могилевском областном исполнительном комитете"

Зарегистрировано в НРПА РБ 11 сентября 2000 г. N 9/880

В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан.

2. Гор(рай)исполкомам, администрациям районов в городах, другим организациям разработать и утвердить соответствующие документы по ведению делопроизводства по обращениям граждан.

Председатель М.В.ДРАЖИН

Управляющий делами В.В.СИВАШ

                                        УТВЕРЖДЕНО
                                        решением
                                        Могилевского областного
                                        исполнительного комитета
                                        от 29 ноября 1999 г. N 30-21

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643.

2. Делопроизводство по обращениям граждан в облисполкоме, его подразделениях, гор(рай)исполкомах и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

Руководители организаций и назначенные для этих целей работники несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они постоянно контролируют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.

3. Все обращения граждан в день их поступления должны быть зарегистрированы и переданы руководству на рассмотрение. Рассмотрение обращений проводится оперативно. Целенаправленность рассмотрения отражается в резолюции должностного лица. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения.

4. Обращение должно быть разрешено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом.

Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях с даты получения его организацией, дающей ответ заявителю. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя.

Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

5. Порядок регистрации обращений определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за осуществлением поручений по исполнению обращений и их анализа.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.

Картотеки могут формироваться по алфавитному или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях. Кроме этого, при необходимости может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

6. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений подбираются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения подлежат регистрации в установленном порядке.

7. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в исполкоме, его структурных подразделениях, гор(рай)исполкомах и организациях возлагается на должностные лица, которые обязаны обеспечивать полное и своевременное рассмотрение обращений и осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан.

Обращения граждан, поступившие на исполнение из вышестоящих органов, требующих сообщения результатов рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этих случаях на обращении делается отметка "контроль".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает только руководитель исполнительного комитета и структурного подразделения или его заместители.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа на учетных документах делается соответствующая запись.

В ответах, направляемых в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

9. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами должны быть возвращены должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан.

10. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Срок хранения обращений граждан, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

11. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив организации через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом Комитетом по архивам и делопроизводству.

12. Обращения граждан и содержащиеся в них практические замечания систематически анализируются и обобщаются ответственными за работу с обращениями должностными лицами с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы исполнительных органов, предприятий, колхозов, совхозов, учреждений и организаций по рассмотрению заявлений, жалоб и предложений.

Результаты анализа и обобщения оформляются в виде справок, обзоров, информаций по окончании каждого года и вносятся на рассмотрение исполкома.