ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
БЕЛОРУССКОЙ ССР
30 января 1982 г. № 15
О ПОЛОЖЕНИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ И
ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА, НА
ПРЕДПРИЯТИЯХ, В ОРГАНИЗАЦИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ СИСТЕМЫ
МИНЖИЛКОМХОЗА БССР
-----------------------------------------------------------
Утратил силу приказом Министерства жилищно-коммунального
хозяйства от 18 мая 2004 г. № 94
Приказываю:
1. Утвердить согласованное с Белорусским республиканским
управлением Госстандарта, Главным архивным управлением при Совете
Министров БССР Положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства, на
предприятиях, в организациях и учреждениях системы Министерства
жилищно-коммунального хозяйства БССР (прилагается).
2. Управлению обеспечения управленческих процессов и социальной
работы довести настоящее Положение до структурных подразделений
центрального аппарата Министерства, предприятий и организаций
республиканского подчинения для организации исполнения его во всех
звеньях системы Минжилкомхоза БССР.
Министр А.И.БЕЗЛЮДОВ
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
жилищно-коммунального
хозяйства БССР
30.01.1982 № 15
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате
Министерства, на предприятиях, в организациях и учреждениях
системы Минжилкомхоза БССР
1. Настоящее Положение разработано на основе Типового положения
о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и
организациях, утвержденного постановлением Государственного комитета
СССР по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и
Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября
1981 г. № 463/162/288.
2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в системе Минжилкомхоза БССР ведется отдельно от других
видов делопроизводства и осуществляется в центральном аппарате
Министерства управлением обеспечения управленческих процессов и
социальной работы, а в подведомственных предприятиях, организациях и
учреждениях - должностным лицом, назначенным приказом руководителя.
Личную ответственность за состояние вышеуказанного
делопроизводства несут руководители структурных подразделений
центрального аппарата Министерства, подведомственных предприятий,
организаций и учреждений. Они систематически проверяют порядок
ведения его и принимают меры к совершенствованию этой работы.
3. Все поступающие в аппарат Министерства, на предприятия, в
организации и учреждения предложения, заявления и жалобы граждан
должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на
регистрационно-контрольных карточках (форма прилагается) в день их
поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним
можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля
необходима для подтверждения времени отправления и получения
предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых
случаях.
При личном приеме граждан их предложения, заявления и жалобы
также подлежат централизованной регистрации на
регистрационно-контрольных карточках или в специальных журналах.
Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы
указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма
которого определяются ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит
из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего
предложения, заявления, жалобы (например, Д-401).
4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их
поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в
соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки
указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления,
жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и
жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка
"Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек
установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не
удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному
и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие
для рассмотрения на одно и то же предприятие, в учреждение,
организацию, учитываются под регистрационным индексом первого
предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера,
проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
5. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух
экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а
второй вместе с предложением, заявлением, жалобой передается в
структурное подразделение-исполнитель.
По мере исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан
первые экземпляры контрольно-регистрационных карточек помещаются из
контрольной картотеки в справочную картотеку, которая
систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.
6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений
и жалоб граждан возлагается на руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Министерства, подведомственных
предприятий, организаций и учреждений, которые обязаны обеспечивать
своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение
решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Письма граждан, направленные в аппарат Министерства,
подведомственные предприятия, организации и учреждения различными
адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений
граждан, берутся на особый контроль. В этом случае на всех
экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях,
заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72,
проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается
только после вынесения и принятия исчерпывающих мер по разрешению
предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля
предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и
другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное
их рассмотрение.
7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают
руководители и другие уполномоченные должностные лица. Ответ может
быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа
делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной
карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела
(по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному
вопросу (например, 01-33/А-56).
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными,
если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты
необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие
действующему законодательству.
8. Управление обеспечения управленческих процессов и социальной
работы Министерства ежемесячно и ежеквартально анализирует и
обобщает предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них
практические замечания с целью своевременного выявления и устранения
причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов
граждан. Квартальные сводки составляются в виде аналитических
справок и представляются на рассмотрение руководства Министерства к
20-му числу следующего за кварталом месяца. Два раза в год эти
вопросы рассматриваются на заседаниях коллегии Министерства.
Аналогичные справки составляются в подведомственных
предприятиях, организациях, учреждениях и вместе с отчетом
установленной формы представляются в Министерство к 1 августа и 1
февраля.
9. Предложения, заявления и жалобы граждан, переписка по их
рассмотрению вместе с ответами заявителям и контрольной карточкой
после их разрешения в центральном аппарате Министерства возвращаются
в управление обеспечения управленческих процессов и социальной
работы; в подведомственных предприятиях, организациях и учреждениях
- должностному лицу, осуществляющему учет писем граждан.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного
решения и его исполнения должны быть надпись "В дело" и личная
подпись должностного лица, принимавшего это решение.
Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и
документы, связанными с их разрешением, также документы по личному
приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел Министерства, предприятия, учреждения,
организации.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или
алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все
документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле
самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения,
заявления, жалобы или появления дополнительных документов они
подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно
оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом
17914-72.
10. В аппарате Министерства, подведомственных предприятиях,
учреждениях и организациях осуществляется хранение и использование в
справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.
Ответственность за сохранность документов возлагается на
управление обеспечения управленческих процессов и социальной работы
центрального аппарата Министерства, руководителей подведомственных
предприятий, организаций и учреждений и должностных лиц, работающих
с данной категорией документов.
Сроки хранения предложений, заявлений, жалоб граждан
определяются "Перечнем типовых документальных материалов,
образующихся в деятельности министерств, ведомств и других
учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения
материалов", М., 1969 г. и "Перечнем документов, подлежащих приему в
государственные архивы СССР", М., 1973 г.
Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения
предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их
рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно
действующий экспертной комиссией предприятия, организации,
учреждения может быть принято решение об увеличении срока хранения
или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения
документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и отбора их
для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями
предприятий, организаций и учреждений.
11. Архив учреждения принимает дела постоянного хранения по
описям, дела временного хранения - по номенклатуре.
Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет)
хранению, передаются в архив Министерства, подведомственных
учреждений, организаций, предприятий через год после завершения
делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10
лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководства
Министерства, подведомственных учреждений, организаций, предприятий.
По истечении установленных сроков хранения документы по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению.
Отбор дел к уничтожению оформляется актом, который
рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией,
подписывается председателем и ее членами и утверждается руководством
Министерства, подведомственных учреждений, организаций и
предприятий. Уничтожение включенных в акт дел производится после
того, как дела постоянного хранения за соответствующий период
времени утверждены архивным учреждением.
12. Действие настоящего Положения не распространяется на
ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан, порядок рассмотрения которых установлен
уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным
законодательством Союза ССР и союзных республик, Положением о
порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях,
изобретениях и рационализаторских предложениях, Уставом связи и
другим законодательством Союза ССР и союзных республик.
Заместитель начальника Белорусского Начальник Главного архивного
республиканского управления управления при Совете
Госстандарта СССР Министров БССР
П.В.Янус В.В.Лашкевич
Приложение
к контрольно-регистрационной
карточке
УКАЗАНИЯ
по заполнению регистрационно-контрольной
карточки (РКК)*
_______________________________
* В случае использования электронно-вычислительной техники при
организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки,
содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в
последовательности, удобной для применения средств вычислительной
техники.
Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или
работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи
делается запись "без подписи".
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы
предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие
по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название
организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения,
заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их
регистрационный индекс.
Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или
структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения,
заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном
приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя,
автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или
сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об
изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием
нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о
его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код
РКК (0229140) по общесоюзному классификатору управленческой
документации и код организации, в которой заводится
регистрационно-контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп "Повторно" при
регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" -
указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон
непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом
перемещении документа);
графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном
запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного
ответа или запроса;
графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии
исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс
документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с
окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием
принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя
или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с
контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело..., том..., листы... - индекс дела по номенклатуре, номер
тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки
в дело).
Фонд..., опись..., дело... - проставляются после сдачи дела в
архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х148).
Приложение
к Положению о ведении делопроизводства
по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан на предприятиях, в организациях
и учреждениях системы Минжилкомхоза БССР
ФОРМА
регистрационно-контрольной карточки
(указания по заполнению прилагаются)
-------------------------T------------------------------------------
0229140 ¦ Регистрационно-контрольная карточка
-------------------------+------------------------------------------
Корреспондент ___________________________________________
(Ф.И.О., адрес, телефон) ___________________________________________
Предыдущие обращения от __________________ от ______________ № ____
Вид документа __________________ на ______________ л. ___
Автор, дата, индекс
сопровод. письма ___________________________________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание ___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
Отв.исполнитель ___________________________________________
Резолюция ___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
Автор резолюции ___________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________
Формат А5 (148х210)
--------------------------------------------------------------------
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
--------------T-------------T-------------------------T-------------
Дата передачи ¦Исполнитель ¦Отметка о промежуточном ¦Контрольные
на исполнение ¦ ¦ответе или ¦отметки
¦ ¦дополнительном запросе ¦
--------------+-------------+-------------------------+-------------
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Дата, индекс исполнения (ответа) ___________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял __________________ Подпись контролера _____________
---------------T----------------T---------------T-------------------
Дело ¦ Том ¦ Листы ¦ Фонд
¦ ¦ ¦ опись
¦ ¦ ¦ дела
---------------+----------------+---------------+-------------------
|
