В целях улучшения организации работы центрального аппарата Комитета по автомобильным дорогам ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый Регламент центрального аппарата Комитета по автомобильным дорогам при Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.
Председатель Комитета А.В.МИНИН
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Председателя Комитета
по автомобильным дорогам
02.06.1998 N 66
РЕГЛАМЕНТ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА КОМИТЕТА ПО АВТОМОБИЛЬНЫМ ДОРОГАМ
ПРИ МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА И КОММУНИКАЦИЙ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Центральный аппарат Комитета по автомобильным дорогам в своей деятельности руководствуется Конституцией и Законами Республики Беларусь, декретами, указами и распоряжениями Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями Совета Министров Республики Беларусь, Положением о Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и Положением о Комитете по автомобильным дорогам при Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.
1.2. Работа в Комитете организуется на основе сочетания коллегиальности и единоначалия в обсуждении и решении всех вопросов его деятельности.
1.3. Решения, принимаемые руководством Комитета, коллегией Комитета, оформляются приказами, распоряжениями, протоколами и решениями коллегии, а также протоколами совещаний у руководства Комитета. Решения, принимаемые руководством, являются обязательными для выполнения структурными подразделениями Комитета, предприятиями, учреждениями и организациями, подведомственными Комитету, и всеми работниками.
1.4. Подразделения аппарата Комитета действуют на основании положений, утвержденных председателем Комитета.
1.5. Руководители подразделений несут персональную ответственность за проведение в жизнь принятых решений и состояние дел на порученных участках работы.
1.6. Работники аппарата Комитета осуществляют работу в соответствии с должностными инструкциями.
1.7. Должностные инструкции начальникам управлений и отделов утверждает председатель Комитета или заместитель председателя, в обязанности которого входит руководство данным подразделением.
1.8. Должностные инструкции работникам подразделений аппарата Комитета утверждаются их начальниками.
2. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ВОПРОСОВ НА РАССМОТРЕНИЕ КОМИТЕТОМ И
ВЫШЕСТОЯЩИМИ ОРГАНАМИ
2.1. На рассмотрение председателем Комитета вносятся вопросы, которые отнесены к компетенции Комитета и не могут быть разрешены руководителями подведомственных Комитету предприятий, учреждений и организаций самостоятельно.
2.2. Вопросы вносятся только руководителями предприятий, учреждений и организаций, а во время их отсутствия - первыми заместителями. В Администрацию Президента Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, Парламент - Национальное собрание Республики Беларусь вопросы, касающиеся деятельности предприятий, учреждений, организаций дорожной отрасли, вносятся председателем Комитета, или, во время его отсутствия - первым заместителем.
2.3. В отдельных случаях по вопросу, вносимому на рассмотрение в Комитет, представляется проект решения коллегии Комитета, приказа председателя Комитета с кратким изложением существа вопроса и обоснования необходимости принятия данного решения в докладной записке с приложением в необходимых случаях соответствующих расчетов, планов, ведомостей, аннотаций, характеристик и др. материалов.
Докладные записки должны быть подписаны, а проекты решений коллегии, приказов председателя Комитета завизированы руководителями, а во время отсутствия этих должностных лиц - их заместителями. На документах должны быть в обязательном порядке визы юридических служб.
2.4. На рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь вносятся вопросы, которые отнесены к его компетенции, за подписью Министра транспорта и коммуникаций и председателя Комитета.
2.5. Подготовка вопросов для внесения в Совет Министров Республики Беларусь осуществляется управлениями, отделами по поручению председателя Комитета, его заместителей или по собственной инициативе, согласованной с руководством Комитета.
2.6. Вопросы и предложения, вносятся на рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь в соответствии с Регламентом Совета Министров Республики Беларусь. Проекты документов готовятся в строгом соответствии с требованиями Методических правил подготовки проектов нормативных актов.
3. ПОРЯДОК РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ И НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СОВЕТА
3.1. Численность и персональный состав коллегии Комитета по автомобильным дорогам утверждаются постановлением Совета Министров Республики Беларусь.
3.2. Компетенция, порядок работы и исполнения решений коллегии определяются Положением, утвержденным приказом председателя Комитета.
3.3. Положение о научно-техническом совете, структура и персональный состав научно-технического совета, его Президиума и секций утверждаются приказом председателя Комитета.
4. КОМАНДИРОВАНИЕ РАБОТНИКОВ КОМИТЕТА
4.1. Командирование работников в пределах Республики Беларусь осуществляется по указанию председателя Комитета в соответствии с Инструкцией "О служебных командировках в пределах Республики Беларусь", утвержденной Министерством труда и Министерством финансов Республики Беларусь, и оформляется приказом.
4.2. Командировочное удостоверение подписывает первый заместитель председателя, а во время его отсутствия - заместитель председателя, выполняющий его функциональные обязанности. Командировочное удостоверение визируется начальником управления или отдела.
4.3. Порядок выезда работников аппарата Комитета в служебные заграничные командировки утверждается отдельным приказом председателя Комитета.
4.4. Командировочное удостоверение для заместителей председателя подписывает председатель Комитета, а во время его отсутствия - первый заместитель председателя Комитета или заместитель, выполняющий его функциональные обязанности.
4.5. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.
4.6. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер, командировками не считаются.
4.7. Ведение журнала регистрации убывающих в командировку возлагается на управление делами.
4.8. По итогам командировки исполнитель обязан в двухдневный срок представить заместителю председателя отчет о выполнении задания.
5. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ С
ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Ведение делопроизводства в центральном аппарате Комитета возлагается на управление делами и осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом председателя Комитета.
5.2. При ведении делопроизводства и осуществлении контроля за работой с документами применяются автоматизированные электронные программы, позволяющие систематизировать документооборот.
5.3. Обязательным условием осуществления контроля за работой с документами является своевременность и предупреждающий характер контрольных действий. Общий контроль за организацией работы с документами возлагается на начальника управления делами.
5.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, своевременную и качественную подготовку ответов, издание документов и сдачу их по рассылочной ведомости возлагается на начальников управлений и отделов. В управлениях и отделах делопроизводство и контроль за исполнением поручается работнику, в должностные обязанности которого входит эта функция.
6. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
6.1. Прием, первичную обработку, регистрацию и подготовку поступивших документов к докладу руководству осуществляет управление делами.
6.2. При получении корреспонденции одинакового содержания от Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь или иных органов государственного управления и Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь принимается к исполнению решение вышестоящих организаций и ставится в известность управление делами Минтранса Республики Беларусь. Изменение сроков исполнения таких документов осуществляется только по письменному распоряжению Министра транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.
6.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие отдельных листов документов или приложений, повреждение документов, несоответствие номеров документов с номерами на конвертах, то составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
6.4. Документы, адресованные руководству Комитета, регистрируются управлением делами и передаются начальнику управления делами для обработки и представления председателю. Документы с грифом "секретно" и "совершенно секретно" регистрируются и передаются председателю в установленном порядке.
6.5. Документы, адресованные в управления и отделы, регистрируются управлением делами и передаются им непосредственно.
6.6. После рассмотрения председателем, корреспонденция передается в управление делами для учета резолюций председателя, взятия на контроль и передачи заместителям председателя для организации исполнения.
6.7. После рассмотрения корреспонденции заместителями председателя их резолюции учитываются управлением делами и документы передаются исполнителям.
6.8. В управлении делами ведется электронная справочно-контрольная картотека. На каждый документ, адресованный руководству Комитета, заполняется две регистрационные карточки, одна из которых помещается в хронологическую карточку, вторая передается вместе с документом исполнителю.
6.9. Документы, направляемые для ознакомления, подлежат возврату в управление делами в тот же день. Время, затраченное на передачу документа внутри Комитета, включается в срок исполнения.
6.10. Регистрация исходящей корреспонденции и приказов по основной деятельности производится в управлении делами.
6.11. При необходимости размножения документов, объем которых превышает 10 страниц, работниками Комитета составляется заявка и получается разрешение на размножение у начальника управления делами, после чего документ сдается на размножение. Множительная техника учитывается в управлении делами и используется только с разрешения его начальника.
7. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Исполнение документов поручается одному или нескольким работникам. В том случае, если исполнителей несколько, ответственность за исполнение возлагается на работника, который указан в резолюции первым. Ему дано право созывать соисполнителей, получать от них необходимую для исполнения заданий информацию. Соисполнители несут равную ответственность за своевременное выполнение задания.
7.2. Проекты решений, затрагивающие интересы других подразделений, согласовываются с ними. Согласование проектов документов осуществляется также заместителями председателя по своим направлениям.
7.3. Визируют проект документа исполнители и заместитель председателя, в обязанность которого входит решение данного вопроса. Виза ставится на втором экземпляре документа.
7.4. После исполнения документа в регистрационно-контрольной карточке исполнителем делается отметка об исполнении и карточка передается в управление делами.
7.5. Хранение исполненных документов возлагается на управление, отдел, исполняющий документ.
7.6. Документы на подпись председателю формируются управлением делами.
7.7. Документы, направляемые на имя министров, руководителей других республиканских органов государственного управления, областных исполнительных Комитетов, а также проекты постановлений и распоряжений Правительства Республики Беларусь и сопроводительные документы к ним, подписываются и визируются председателем, а во время его отсутствия - первым заместителем председателя или заместителя председателя.
7.8. Документы и письма, направляемые заместителям министров, руководителям других органов, организаций и предприятий могут подписываться заместителями председателя, в компетенцию которых входит решение данного вопроса.
7.9. Все издаваемые в аппарате Комитета документы и письма подписываются только председателем или его заместителями.
8. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ
8.1. Начало срока исполнения заданий внутренних документов исчисляется с даты издания документа (утверждения, подписания), а для поступивших - с даты поступления.
8.2. Задания исполняются в сроки, указанные в контролируемых документах или резолюциях руководства Комитета.
8.3. Работа с письмами и жалобами осуществляется подразделениями в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
8.4. Обращения граждан и предприятий рассматриваются в течение месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в течение 15 дней. При необходимости запроса дополнительных материалов срок рассмотрения может быть продлен до 2-х месяцев.
8.5. Если в контролируемых документах или резолюциях руководства не указан срок исполнения, то он не должен превышать 15 дней после даты издания. Срок исполнения документа, не взятого на контроль, не должен превышать одного месяца.
8.6. Когда по ряду объективных причин документ или задание не может быть исполнено в срок, исполнитель обязан согласовать перенос срока исполнения с лицом или учреждением, которое данный срок установило, и сообщить начальнику управления делами о продлении срока.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО КОНТРОЛЮ И ПРОВЕРКЕ
ИСПОЛНЕНИЯ ДИРЕКТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ПОРУЧЕНИЙ И СОБСТВЕННЫХ РЕШЕНИЙ КОМИТЕТА
9.1. Контроль и проверка исполнения являются важнейшей составной частью деятельности аппарата Комитета.
9.2. Взятие на контроль исполнения Указов, постановлений и распоряжений Президента и Правительства Республики Беларусь определяет председатель, а в его отсутствие - первый заместитель или заместитель председателя Комитета.
9.3. Решения коллегии Комитета, приказы и протоколы научно-технического совета, его секций, совещаний у руководства и поручения председателя берутся на контроль независимо от наличия указаний об их постановке.
9.4. Структурное подразделение, которое обеспечило подготовку решения (поручения), после принятия решения при необходимости разрабатывает план исполнения, позволяющий своевременно обнаружить возможные отклонения от намеченного хода исполнения решения, выявить причины этих отклонений и определить меры по устранению недостатков. План утверждается руководителем структурного подразделения.
9.5. Ответственность за контроль за исполнением директивных документов возлагается на начальника структурного подразделения.
9.6. Документы, поставленные на контроль заместителями председателя, контролируются управлением делами.
9.7. Ответственность за контроль за их исполнением возлагается на начальника управления делами.
9.8. Рассмотрение жалоб и заявлений граждан производится в таком же порядке.
9.9. Управление делами еженедельно готовит перечень документов и устных поручений председателя, сроки исполнения которых истекли или истекают на следующей неделе, и представляются заместителям председателя Комитета для принятия мер.
9.10. Контроль за исполнением изданных Комитетом документов, направленных в организации и предприятия, входящие в ведение Комитета, осуществляют должностные лица на которых возложен контроль за исполнением данного документа. Если документом такие лица не предусмотрены, то контроль за исполнением осуществляют управления и отделы Комитета, готовившие эти документы.
9.11. Начальник управления делами не позднее 30 числа каждого месяца представляет информацию о неисполнении документов председателю Комитета. Председатель Комитета принимает решение о наложении взыскания на виновных лиц.
10. СНЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ С КОНТРОЛЯ
10.1. По истечении срока действия контрольных документов руководители структурных подразделений Комитета представляют в управление делами информацию об их выполнении.
10.2. Приказы и решения коллегии Комитета снимаются с контроля председателем Комитета по представлению письменного доклада об исполнении данного документа.
10.3. Руководители структурных подразделений Комитета обязаны своевременно представлять в управление делами информацию об исполнении документов и устных поручений председателя для снятия их с контроля.
11. ПОДГОТОВКА И ПРИНЯТИЕ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ КОМИТЕТА
11.1. Под нормативными актами понимаются приказы, решения, инструкции, положения, разъяснения, указания и другие акты Комитета, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.
11.2. Подготовка проекта нормативного акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений Комитета с учетом их компетенции, при этом определяется круг должностных лиц, ответственных за его подготовку, и сроки исполнения. При необходимости может создаваться комиссия или рабочая группа.
11.3. Проект нормативного акта должен иметь соответствующее его содержанию наименование.
11.4. В проекте определяется круг лиц, на которых распространяются предписания будущего ведомственного нормативного акта.
11.5. В преамбулу проекта даются разъяснения мотивов принятия акта.
11.6. Каждый пункт проекта, предписывающий исполнение задания, должен содержать ответственного за его исполнение и срок исполнения.
11.7. Наименования органов государственного управления Республики Беларусь в проектах даются полностью. Сокращенные наименования министерств и других органов государственного управления даются в приложениях к проектам, протоколах, письмах, а также в документах справочного характера.
11.8. Если в тексте проекта дается ссылка на ранее изданный акт, то она должна содержать наименование, дату и номер акта, а также сведения о его публикации.
11.9. Если в проекте необходимо привести перечень лиц, органов, работ, дать образцы документов и т.д., то они помещаются, как правило, в приложениях, о чем в соответствующих пунктах проекта делаются ссылки.
11.10. В конце проекта перечисляются в хронологическом порядке акты или отдельные статьи, пункты, абзацы, подлежащие признанию утратившими силу в связи с принятием данного нормативного акта.
11.11. При наличии значительного количества актов, подлежащих признанию утратившими силу (более 10 наименований), их перечень дается в приложении к проекту.
11.12. Подготовленный проект с визами заместителей председателя Комитета, начальник всех заинтересованных управлений и отделов передается юридическому работнику управления делами Комитета, который проверяет его на предмет соответствия действующему законодательству и визирует его.
11.13. Ведомственные нормативные акты считаются принятыми с момента их подписания председателем Комитета, или лицом его замещающим, либо по его поручению заместителем председателя комитета.
11.14. Нормативные акты, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, а также носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Беларусь и вступают в силу со дня регистрации, если в самом акте не установлен другой срок.
11.15. Учет и хранение ведомственных нормативных актов, прошедших государственную регистрацию в Министерстве юстиции Республики Беларусь, осуществляется специалистом управления делами.
11.16. Все приказы Комитета учитываются и хранятся управлением делами.
12. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ, ИСПОЛНЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ
12.1. Проекты заключаемых договоров оформляются структурными подразделениями Комитета с обязательным привлечением работника юридической службы управления делами Комитета, экономического отдела и последующим визированием их теми подразделениями, к компетенции которых относится решение вопросов, связанных с исполнением договоров и их оплатой.
12.2. Согласование проектов договоров и урегулирование разногласий по ним производится подразделениями, оформляющими договоры.
12.3. Все без исключения проекты договоров в обязательном порядке подлежат визированию в управлении делами Комитета.
12.4. Договор может быть подписан, если он составлен с учетом требований действующего законодательства и настоящего регламента.
12.5. Договор подписывается председателем или по его поручению одним из заместителей.
12.6. После подписания все договоры в обязательном порядке подлежат регистрации в специальном журнале управления делами.
12.7. Хранение и контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения, оформившие договор.
13. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОННОСТИ ИЗДАВАЕМЫХ
ДОКУМЕНТОВ
13.1. В целях возможности осуществления контроля за соблюдением законности разрабатываемых или издаваемых Комитетом документов, носящих нормативный характер, управлению делами по мере поступления или подготовки, передаются следующие документы:
законы Республики Беларусь, декреты, указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления Правительства Республики Беларусь;
нормативные акты, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими республиканскими органами государственного управления Республики Беларусь;
разъяснения судебных органов по применению законодательства;
методические рекомендации и инструкции министерств и ведомств по применению законодательства.
13.2. Без визы юридической службы управления делами не принимаются для передачи на подпись председателю комитета следующие проекты документов:
заключения по проектам нормативных актов, направленным на согласование в Комитет;
уставы предприятий, объединений и организаций, входящих в систему дорожного хозяйства, дополнения и изменения, вносимые в них;
договоры аренды и субаренды, заключаемые Комитетом и направляемые подведомственными предприятиями в Комитет для согласования;
договоры и соглашения, заключаемые Комитетом;
учредительные документы по созданию и деятельности совместных предприятий с участием иностранного капитала;
письма и решения по вопросам, связанным с отчуждением имущества, относящегося к республиканской собственности;
заключения по вопросам создания, ликвидации и реорганизации предприятий, объединений и организаций, в том числе с иностранным капиталом;
определения, решения и постановления хозяйственных и народных судов;
решения о структурных преобразованиях в системе Комитета;
контракты, заключаемые с руководителями подведомственных предприятий и организаций;
приказы, издаваемые Комитетом;
претензии и иски, предъявляемые к Комитету и Комитетом;
материалы, связанные с разгосударствлением и приватизацией государственного имущества, находящегося в ведении Комитета.
14. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
14.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в производстве, управлением делами ежегодно составляется сводная номенклатура дел Комитета, которая утверждается председателем Комитета.
14.2. Каждое структурное подразделение Комитета должно иметь свою номенклатуру дел, которая согласовывается с управлением делами и утверждается руководителем подразделения,
14.3. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и порядковый номер.
14.4. По окончании года делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
14.5. Расположение документов внутри дела производится в хронологическом порядке вместе с документами, которые к ним прилагаются.
14.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовки для архивного хранения и к уничтожению в Комитете создается экспертная комиссия.
14.7. Экспертная комиссия назначается председателем Комитета.
14.8. Порядок организации работы экспертной комиссии определяется действующим законодательством Республики Беларусь.
| 
