Зарегистрировано в НРПА РБ 29 мая 2008 г. N 9/16037
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Кормянский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Кормянском районном исполнительном комитете.
2. Установить, что в Кормянском районном исполнительном комитете ведение делопроизводства осуществляется по обращениям:
индивидуальных предпринимателей - в порядке, определенном пунктом 1 настоящего решения;
юридических лиц - в порядке, определяемом распоряжением председателя Кормянского районного исполнительного комитета.
3. Рекомендовать сельским исполнительным комитетам принять аналогичные решения.
4. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Кормянского районного исполнительного комитета Попкова Н.Н.
5. Опубликовать настоящее решение в газете "Зара над Сожам".
6. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.
Председатель В.И.ЯЦЕВИЧ
Управляющий делами Н.Н.ПОПКОВ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Кормянского районного
исполнительного комитета
07.05.2008 N 05-356
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В КОРМЯНСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Кормянском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) (далее - Указ N 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее - обращения) в Кормянском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям в райисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел по контролю, делопроизводству и работе с обращениями граждан управления делами райисполкома (далее - отдел по обращениям граждан) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях райисполкома.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.
5. Поступившие в райисполком по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в отделе по обращениям граждан, структурных подразделениях райисполкома.
6. Регистрация письменных обращений в райисполкоме осуществляется с использованием одной из следующих форм: карточной - путем занесения данных о документе в регистрационно-контрольную карточку обращения (далее - РКК) по форме согласно приложению 1 с последующим внесением информации в ходе работы по рассмотрению обращения, журнальной - с графами, аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
Регистрация устных обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в РКК по форме согласно приложению 2 и (или) занесения данных об обращении и ходе работы по рассмотрению устного обращения в журнал.
7. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
8. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
9. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из цифры - порядкового номера поступившего обращения.
10. Регистрационный индекс повторных обращений состоит из порядкового номера обращения с присвоением через дробь индекса первоначального обращения.
11. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе РКК.
12. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции председателя райисполкома, первого заместителя председателя райисполкома, заместителей председателя райисполкома (далее - руководство райисполкома), указанной в карточке личного приема.
13. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
14. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам конверта.
15. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение руководству райисполкома или руководителю структурного подразделения райисполкома.
16. Поручения руководства райисполкома или руководителей структурных подразделений райисполкома о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
17. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью руководства райисполкома, руководителя структурного подразделения райисполкома.
18. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
19. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения исполнитель возвращает в отдел по обращениям граждан, структурное подразделение райисполкома обращение с приложением справки (информации) о результатах рассмотрения, проекта ответа, завизированного должностными лицами, указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответа, для последующего внесения информации о результатах рассмотрения обращения в РКК.
20. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
21. Переписка по обращениям хранится в отделе по обращениям граждан, структурных подразделениях райисполкома отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
22. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
23. При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
24. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет.
25. Письменные обращения считаются разрешенными, если в результате их рассмотрения в соответствии с законодательством Республики Беларусь рассмотрены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры к защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и гражданам даны письменные ответы в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
26. Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях со дня регистрации его в отделе по обращениям граждан или в структурном подразделении райисполкома.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
27. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в райисполкоме направляются специалистами отдела по обращениям граждан либо лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях райисполкома, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
28. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается:
председателем райисполкома или в его отсутствие первым заместителем председателя райисполкома и оформляется распоряжением;
руководителем структурного подразделения райисполкома и оформляется приказом.
29. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством райисполкома, руководителем структурного подразделения райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
30. Сроки направления обращений гражданами не должны превышать трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении обращения в случае пропуска срока, определенного частью первой настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
31. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан", законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
32. Руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.
33. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на отдел по обращениям граждан. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений начальник отдела по контролю, делопроизводству и работе с обращениями граждан управления делами райисполкома обязан своевременно докладывать руководству райисполкома.
34. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях руководства райисполкома, заседаниях райисполкома.
35. Обращения систематически анализируются и обобщаются отделом по обращениям граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями ежегодно рассматриваются на заседаниях райисполкома.
Приложение 1
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан в Кормянском
районном исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
письменного обращения граждан
N __________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства _____________________________________________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений <1> ___________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений ______________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Социальная группа __________________________________________________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления _________ Срок исполнения _________ Дата исполнения
___________
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ____ дата ответа ________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению
очередного регистрационного индекса.
Приложение 2
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан в Кормянском
районном исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
устного обращения граждан
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон___________
____________________________________________________________________
Социальная группа __________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Даты, индексы <1> повторных обращений ______________________________
Тематика ___________________________________________________________
Количество листов обращения <2> ____________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Дата направления ______ Срок исполнения _________ Дата исполнения
_________
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ____ дата ответа _______)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
--------------------------------
<1> Проставляются при присвоении обращению очередного
регистрационного индекса.
<2> Заполняется при условии оставления письменного обращения.
| 
