Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
ОКР, ОТР, ЭПР, отдельных технических решениях;
по миновании практической надобности РК и ИК передаются на
хранение в службу научно-технической документации. ИК в дальнейшем
передаются на государственное хранение.
21. Патентная документация:
21.1. под патентной документацией (далее - ПатД) понимается
совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и
графических документов и извлечений из них, которые содержат
сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или
признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными
образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами
растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав
изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о
регистрации объектов промышленной собственности (далее - ОПС);
ПатД является важнейшим источником информации о
научно-технических достижениях при разработке новых образцов
техники, промышленных образцов, создании новых сортов растений,
проверке объектов экспорта на патентную чистоту и экспертизе заявок
на предполагаемые изобретения;
патентная система, применяемая для объектов промышленной
собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы),
обеспечивает охрану результатов научно-технической и иной
инновационной деятельности;
правильная организация изучения и использования ПатД -
необходимое условие создания объектов науки, техники и других сфер
деятельности на уровне изобретений;
21.2. ПатД подразделяется на:
первичную патентную документацию;
вторичную патентную документацию;
21.3. первичная ПатД содержит неопубликованную или впервые
опубликованную информацию о результатах научно-исследовательских
разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев
и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы
патентного права;
21.4. вторичная ПатД включает материалы, являющиеся результатом
аналитической переработки первичной патентной документации. К
вторичной ПатД относятся рефераты или аннотации описаний
изобретений, издания информационных центров;
21.5. в состав ПатД входят следующие виды документов:
охранные документы (авторское свидетельство, патент,
свидетельство на объекты промышленной собственности);
заявка на изобретение или открытие;
прилагаемые к заявке документы (при их наличии);
документы, связанные с перепиской по жалобе заявителя о
предполагаемом изобретении или открытии (при наличии данных
документов);
21.6. авторское свидетельство на изобретение - документ,
который выдается на имя автора изобретения и удостоверяет следующее:
признание предложения изобретением, приоритет изобретения, авторство
на изобретение, исключительное право государства на изобретение;
в случае соавторства авторское свидетельство на изобретение
выдается каждому из соавторов с указанием в нем других соавторов;
21.7. патент на изобретение, полезную модель, промышленный
образец - документ, который удостоверяет авторство, приоритет
изобретения, полезной модели, промышленного образца и исключительное
право патентообладателя на их использование. Патент на сорт растения
- документ, который удостоверяет авторство селекционера, приоритет
сорта и исключительное право патентообладателя на его
использование;
свидетельство на товарный знак - документ, который удостоверяет
приоритет товарного знака, исключительное право владельца на
товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве, и
содержит изображение товарного знака. Свидетельство на топологию
интегральной микросхемы - документ, который удостоверяет авторство,
приоритет топологии и исключительное право на ее использование;
21.8. заявка - совокупность документов, использующихся в
процессе патентного делопроизводства с момента подачи заявления на
предполагаемый ОПС до выдачи патента или свидетельства о
регистрации;
21.9. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства
(патента) на изобретение и полезную модель входят следующие
документы:
заявление о выдаче авторского свидетельства (патента);
описание изобретения, раскрывающее его с полнотой, достаточной
для осуществления изобретения;
формула изобретения, выражающая его сущность и полностью
основанная на описании;
чертежи и другие документы, если они необходимы для понимания
сущности изобретения;
реферат, содержащий краткое изложение того, что раскрыто в
описании изобретения, формуле изобретения и других документах
заявки, с указанием области применения изобретения (если это не ясно
из названия);
доверенность (в случае подачи заявки через патентного
поверенного);
21.10. заявка на выдачу авторского свидетельства (патента) на
промышленный образец содержит следующее:
заявление;
комплект фотографий изделия (макета, рисунка), дающих полное и
детальное представление о внешнем виде изделия;
описание промышленного образца, включающее совокупность его
существенных признаков;
чертеж общего вида изделия, эргономическую схему, конфекционную
карту, если они необходимы для раскрытия сущности промышленного
образца;
доверенность;
21.11. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства
(патента) на сорт растения включаются следующие документы:
заявление;
заполненная анкета сорта растения, утвержденная патентным
ведомством;
доверенность;
другие документы, необходимые для экспертизы заявленного сорта
(представляются по запросу патентного ведомства);
21.12. заявка на регистрацию товарного знака должна содержать:
заявление о регистрации обозначения в качестве товарного знака
с указанием заявителя, а также его места нахождения или места
жительства;
заявляемое обозначение;
перечень товаров и услуг, для которых испрашивается регистрация
сгруппированных по классам Международной классификации товаров и
услуг для регистрации знаков;
21.13. в состав заявки на регистрацию топологии интегральной
микросхемы входит следующее:
заявление о выдаче свидетельства с указанием автора (соавторов)
топологии и лица (лиц), на имя которого (которых) испрашивается
свидетельство;
название интегральной микросхемы с топологией, на которую
испрашивается правовая охрана;
адрес и наименование заявителя;
указание даты и места первого использования топологии в
коммерческих целях (если оно имело место);
депонируемые материалы: сборочный топологический чертеж,
комплект фотошаблонов или фотографий каждого слоя интегральной
микросхемы, образцы интегральных микросхем с данной топологией в
случае использования ее в коммерческих целях;
реферат, содержащий сведения об области применения, о
назначении или функции интегральной микросхемы и ее основных
параметрах;
доверенность (в случае подачи заявки представителем);
21.14. к заявке прилагаются документ, подтверждающий уплату
пошлины в установленном размере или наличие оснований для
освобождения от уплаты, либо документы, подтверждающие частичную
уплату пошлины и право на льготу по пошлине;
к заявке на регистрацию товарного знака кроме упомянутого выше
должны быть приложены:
документ, удостоверяющий полномочия патентного поверенного,
если заявка подается через него;
положение о коллективном знаке, если заявка подается на
коллективный знак;
21.15. заявки подразделяются на следующие группы:
заявки, по которым принято решение о выдаче патента или о
регистрации ОПС;
заявки, по которым принято решение об отказе в выдаче патента
или об отказе в регистрации ОПС;
заявки, которые в установленном порядке признаны неподанными
или отозванными;
заявки, по которым были выданы патент или свидетельство о
регистрации, но действие их было в установленном порядке
прекращено;
21.16. заявки на предполагаемые объекты промышленной
собственности направляются на рассмотрение в патентный орган;
порядок оформления заявок определен нормативными документами,
регулирующими отношения в области охраны промышленной
собственности.
РАЗДЕЛ IV
ПЕРЕДАЧА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЛУЖБУ НТД
ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА И ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В СЛУЖБУ НТД ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА
22. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии
НТД подлежат передаче на хранение в СНТД.
23. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД
после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим
процессам, объектам капитального строительства, планировки,
реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их
самостоятельных этапов, стадий или частей.
24. Порядок передачи НТД в СНТД определяет руководитель
организации. При передаче документации оформляется акт (опись).
25. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД
проверяет:
комплектность документов (в соответствии с ведомостью
спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и
другими документами, в которых перечислена вся передаваемая
документация);
наличие установленных подписей и дат;
правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
пригодность документов для хранения, многократного снятия с них
копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых
мест, перегибов).
26. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она
разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага,
калька).
Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны
быть восстановлены, если это необходимо.
В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех
листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи,
знаки.
ГЛАВА 7
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НТД ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
27. НТД передается организациями-разработчиками другим
организациям (заказчикам) в виде подлинников или дубликатов
(копий).
28. Организация-разработчик проводит экспертизу передаваемой
документации с целью определения ее научно-исторической ценности.
Экспертиза осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией
организации.
29. Подлинники НТД, имеющей научно-историческую ценность,
передаются на государственное хранение в соответствии с перечнями
разработок НТД организаций, утвержденными экспертно-методической
комиссией Белорусского государственного архива научно-технической
документации, а также сроками ведомственного хранения документов.
Документация, подлежащая передаче на государственное хранение,
передается заказчику в виде дубликатов (копий). Передача документов
оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке
учета документов.
30. Уничтожение документации, не имеющей научно-исторической
ценности и утратившей практическое значение, производится в
установленном порядке по согласованию с ЭМК Белорусского
государственного архива научно-технической документации.
31. Подлинники проектной документации передаются проектными
организациями заказчикам в порядке, установленном нормативными
документами, утвержденными министерствами и согласованными с
Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (далее - Белкомархив).
Подлинники типовой проектной документации на здания и
сооружения подлежат учету в республиканском унитарном предприятии
"Минсктиппроект".
32. Конструкторская и технологическая документация передается
организациями-разработчиками заказчикам для изготовления опытного
образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для
применения документации на изделие или его части в разработках
других предприятий.
33. При реорганизации или ликвидации учреждений и предприятий
государственной формы собственности НТД вместе с научно-справочным
аппаратом к ней передается по акту организации-преемнику или
вышестоящей организации, а негосударственной формы собственности -
по месту регистрации или в государственный архив. В ликвидационную
комиссию включается представитель государственного архива.
РАЗДЕЛ V
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ГЛАВА 8
СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
34. Для обеспечения сохранности НТД в архивах организаций
требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий:
создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на
бумажных, пленочных, магнитных и других носителях;
размещение документов в хранилищах, их топографирование;
учет документов, проверка их наличия и состояния;
контроль за выдачей документов из архива.
Оптимальные условия хранения документов в архиве организации
обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к
помещению и оборудованию хранилищ, режиму хранения, порядку
размещения документов.
35. Обеспечение сохранности документов:
35.1. архивы организаций должны размещаться в специально
построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с
законодательством помещениях. Требования к помещениям архива
устанавливаются строительными нормами и правилами, а также
санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами;
35.2. помещения хранилищ должны соответствовать пожарным
правилам и нормам;
35.3. не допускается размещение архивов в подвальных
помещениях. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения
заведующего архивом или сотрудника, ответственного за него;
35.4. помещение архива до размещения в нем документов
принимается комиссией, которая назначается руководителем
организации. В комиссию должны входить представители государственной
архивной службы. Комиссия составляет акт готовности помещения,
который утверждается руководителем организации. Осмотр состояния
помещений архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего
архивом, но не реже одного раза в пять лет.
36. Оборудование архивов:
36.1. хранилища должны оборудоваться стационарными
металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих
стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным
составом. В качестве вспомогательного или специального оборудования
могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи;
36.2. в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы
устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не
допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и
к источникам тепла;
36.3. Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с
соблюдением следующих норм их размещения:
расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) -
120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной здания и стеллажами (шкафами),
параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не
менее 15 см, на цокольных этажах - не менее 30 см.
37. Режим хранения документов:
37.1. в хранилищах и рабочих помещениях архива должен
соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и
защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного
раза в месяц должен проводиться санитарный день;
37.2. Для предупреждения биологических и механических
повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр
документов, в первую очередь документов длительного хранения,
которые не используются, а также документов, которые будут
передаваться на государственное хранение.
При обнаружении в хранилище биологических вредителей
принимаются необходимые меры по обработке документов, стеллажей,
помещений.
При повреждении значительного количества документов проводят их
общую дезинфекцию и дезинсекцию силами санэпидемстанций;
37.3. механические повреждения документов контролируют в ходе
текущей работы с документами, проверок наличия. Степень повреждения
оценивают визуально, выделяя документы, требующие ремонта и
реставрации. Ремонт калек могут выполнять работники архива,
реставрацию должны осуществлять только специалисты. Не допускается
ремонт документов липкой лентой, низкосортной бумагой, силикатным
клеем и прочими наносящими вред сохранности документов средствами;
37.4. выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы,
находящиеся в делах: металлические, картонные и закладки,
разделители, скрепки. Подшивка документов постоянного срока хранения
допускается только нитками;
37.5. температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем регулярного измерения температуры и
относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то
же время:
в хранилищах с регулируемым климатом - два раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - три раза в неделю;
при нарушении режима хранения - ежедневно;
37.6. в помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим: температура - 17-19°С, относительная
влажность воздуха - 50-55%.
В хранилищах с нерегулируемым температурно-влажностным режимом
хранения документов проводятся мероприятия по его оптимизации с
применением технических средств увлажнения или осушения воздуха,
рационального проветривания и отопления хранилищ. Наблюдения за
выполнением мероприятий осуществляются на основании показаний
контрольно-измерительных приборов;
37.7. при аварийных нарушениях режима хранения, связанных с
затоплением помещения и увлажнением документов, предпринимаются
немедленные меры по ликвидации причин и последствий аварий, осушению
хранилища и сушке документов;
37.8. параметры наружного воздуха записываются по данным
метеосводки или измеряются сотрудниками и регистрируются в
специальном журнале регистрации показаний приборов. Здесь же
фиксируются необходимые расчетные данные, результаты проверки
контрольно-измерительных приборов, нарушения режима хранения и меры
по его нормализации.
Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми
термометрами, относительная влажность воздуха - психрометрами или
гигрометрами различных модификаций;
37.9. контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр)
следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в
главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных
систем. Приборы устанавливаются в каждом хранилище: одна контрольная
точка со своим порядковым номером на комнату, здесь же помещается
журнал учета показаний приборов.
ГЛАВА 9
РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩАХ
38. Все поступающие в архив документы размещаются с учетом
создания оптимальных условий хранения, порядка их поступления и
использования.
39. Хранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются
арабскими цифрами, стеллажи и шкафы - слева направо от входа, а
полки по шкафам - сверху вниз слева направо.
40. Не допускается хранение документов на полу, на
подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
41. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может
храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
42. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно от
остальных документов.
43. В хранилищах крупных архивов для обеспечения поиска нужных
документов составляются на каждый стеллаж постеллажные
топографические указатели, размещаются они по порядку номеров
стеллажей в каждом хранилище.
Изменения в размещении документов должны своевременно
отражаться в указателях.
ГЛАВА 10
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ
44. В перечень мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД,
входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ для
работы сотрудникам, во временное пользование, для создания
страхового фонда, копирования, дезинфекции.
45. Для сотрудников организации документы выдаются на срок до
10 дней, во временное пользование сотрудникам других организаций -
до 1 месяца.
Выдача документов производится на основании разрешения
руководителя организации, заказа на снятие копий, заказа на выдачу
документов сотрудникам других отделов, в читальный зал, заказа на
проведение реставрации документов.
46. Выдача документов в другие организации оформляется актом
выдачи документов во временное пользование в двух экземплярах
согласно приложению 1 на основании гарантийного письма
организации-получателя. Акты подписываются ответственными лицами
организаций. При возвращении документов в акте делается пометка об
их возврате. Обязательно проверяется количество листов, их
физическое состояние. Акты хранятся вместе с гарантийными письмами в
делопроизводстве архива. При утрате или повреждении документов
заведующий архивом в присутствии представителя организации,
использовавшей данные документы, составляет акт в 2 экземплярах,
один экземпляр акта направляется руководителю организации,
использовавшей документы, для принятия мер к розыску или
восстановлению документов.
47. На документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на
государственное хранение, создается фонд пользования на электронных
и других носителях. Подлинники, как правило, для использования не
выдаются, на них изготавливаются копии.
48. При выдаче документов вместо них подкладывается
карта-заместитель согласно приложению 2, где указываются номера
листов, когда и кому выданы документы. После возвращения документов
карта-заместитель изымается и применяется при следующей выдаче.
49. При перемещении и транспортировке документов принимаются
необходимые меры предосторожности, обеспечивающие физическую
сохранность, защиту их от технических повреждений, высокой
влажности. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде.
ГЛАВА 11
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
50. Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в
архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления
документов, требующих профилактической обработки и реставрации,
периодически проводится проверка наличия и состояния НТД.
51. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет, а также:
после перемещения документов в другое хранилище;
при реорганизации или ликвидации организации;
при смене заведующего архивом.
52. При передаче НТД в государственный архив в обязательном
порядке проводится проверка наличия и состояния передаваемых
документов. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в
архиве, отдельные виды и комплекты НТД, документы отдельного
хранилища.
53. В ходе проверки устанавливаются соответствие итоговой
записи в инвентарной книге фактическому наличию документов,
внесенных в эту книгу, соответствие имеющихся в наличии документов,
указанных в спецификациях или во внутренних описях папок, литерные и
пропущенные номера чертежей, физическое состояние документов.
54. Физическое состояние документов оценивается визуально. В
ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы и текста.
55. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом
необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или
внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в
состав проекта (разработки).
56. Проверка наличия и состояния НТД проводится сотрудниками
архива или специальной комиссией в составе двух человек, назначенной
руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются
актом, который составляется сотрудником, производившим проверку. Акт
утверждается руководителем организации и согласовывается с ЭК
организации.
57. В акте проверки наличия и состояния НТД указываются
основание и время проверки, количество папок (документов),
числящихся по учетным документам, количество документов, не
обнаруженных при проверке, меры, принятые по их розыску, дается
общая характеристика состояния документов согласно приложению 3.
Акт составляется на основании итоговых записей по каждой
инвентарной книге.
58. После завершения проверки наличия и состояния документов в
каждой инвентарной книге после заверительной подписи делается
запись: "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи
исполнителей.
59. При проверке наличия и состояния документов необходимо
сохранять порядок их расположения на стеллажах, в коробках, папках,
неправильно размещенные тома и чертежи возвращать на место, отмечать
поврежденные биологическими вредителями документы и изымать их.
60. Если при проверке обнаружена недостача документов,
организуется их розыск.
При недостаче или неисправимом повреждении НТД, подлежащей
передаче на государственное хранение, составляются соответствующие
акты согласно приложениям 4 и 5, на основании которых указанные
документы выделяются к уничтожению. Акты согласовываются с
государственным архивом и затем подписываются руководителем
организации.
61. Проверка наличия считается завершенной после внесения
изменений в учетные документы.
РАЗДЕЛ VI
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 12
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ
62. Учет документов в архивах является средством обеспечения их
сохранности, контроля за наличием, организации использования.
63. Учету подлежат все хранящиеся в архивах документы,
извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования,
перечни разработок НТД, подлежащей передаче на государственное
хранение, описи документов, переданных на государственное хранение.
64. Учет НТД осуществляется в соответствии с действующими
техническими нормативными правовыми актами.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7
|
