Стр. 3
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
ежегодное пополнение объема поступающих на хранение машинных
носителей. В помещениях должен поддерживаться порядок, исключающий
появление пыли, плесени и грибка на документах, стеллажах,
оборудовании, грызунов и насекомых.
В помещениях для хранения МЧД категорически запрещается:
курение; пользование открытым огнем; применение не предусмотренных
производственной необходимостью электроприборов.
Все работники архива обязаны твердо знать и четко выполнять
правила противопожарной безопасности, уметь владеть средствами
пожаротушения.
Для эвакуации МЧД и других материальных ценностей на случай
возникновения пожара, наводнения, других стихийных бедствий и аварий
должен быть разработан и утвержден "План эвакуации".
В плане конкретно указывается очередность выноса имущества из
помещений архива исходя из степени важности и ценности. Стеллажи,
шкафы, сейфы с МЧД должны быть снабжены этикетками, указывающими
очередность их спасения.
В экстренных случаях, когда возникает необходимость в нерабочее
время войти в хранилище МЧД, ответственное лицо из сотрудников
охраны организации вскрывает двери хранилища и принимает все
необходимые меры по обеспечению сохранности МЧД.
В любом случае на вскрытие хранилищ МЧД составляется акт,
который утверждается руководством организации. Один экземпляр акта
должен храниться до очередной проверки наличия МЧД, после чего акт
уничтожается в установленном порядке.
7. Передача машиночитаемых документов на
государственное хранение
Передача МЧД на государственное хранение осуществляется
специалистами государственного архива совместно с представителями
ведомственного архива или подразделения организации на основании
графика, разработанного государственным архивом.
МЧД передаются на государственное хранение вместе с описью
документов и сопроводительными документами, оформляемыми в
соответствии с разделом 4. Прием документов на государственное
хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 17),
составляемым в двух экземплярах. В государственном архиве
производится перезапись МЧД на машинные носители архива. Носители
ведомственного архива возвращаются.
МЧД могут передаваться в государственный архив как на машинных
носителях, так и по коммуникационным каналам связи средствами
электронной почты. В первом случае МЧД передаются на государственное
хранение в комплекте:
- МЧД на машинных носителях;
- удостоверяющий лист на бумажном носителе;
- опись МЧД на бумажном носителе;
- ведомость МНЗ на бумажном носителе;
- информационно-поисковые характеристики в виде текстового
файла или на бумажном носителе.
Во втором случае передаются файлы МЧД и файлы с ИПХ. В этом
случае ведомость МНЗ не составляется.
Передача МЧД, описи МЧД с сопроводительными документами
осуществляется с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме
могут перечисляться:
- номера и наименования описей;
- ИПХ и количество листов в них;
- заводские (инвентарные) номера МНЗ;
- номера ведомостей МНЗ и количество листов в них;
- ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.
Если в опись включены также документы на бумажных носителях, то
перечисляются названия документов и количество листов в них.
Прием документов осуществляется по контрольному экземпляру
описи МЧД, находящемуся в государственном архиве.
Перед передачей документов на государственное хранение
представитель государственного архива проводит проверку физического
состояния документов. Контроль достоверности МЧД определяется на
основании сравнения фактической и расчетной контрольных
характеристик файлов, приведенных в ИПХ. При обнаружении дефектов
составляется акт. Устранение дефектов проводится силами
организации.
При передаче МЧД в государственный архив передаются два
экземпляра описи. Передача МЧД проводится поединично по описям. На
всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
государственный архив.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью
в описи и фактическим наличием передаваемых МЧД, в описи делается
новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и
отсутствующие МЧД. Это отражается и в акте приема-передачи
документов на государственное хранение.
Приложения
Приложение 1
Основные термины и определения*
_____________________________
*Термины и определения, используемые в документе, установлены
ГОСТ 34.003-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и
определения", ГОСТ 19.004-80 "Единая система программной
документации. Термины и определения" и приведены в кн.
В.И.Першикова, В.М.Савинкова "Толковый словарь по информатике", М.,
Финансы и статистика, 1991.
Магнитная лента (МЛ) - носитель информации последовательного
доступа, представляющий собой тонкую гибкую ленту, состоящую из
основы и ферромагнитного слоя.
Гибкий магнитный диск (ГМД) - носитель информации,
представляющий собой круглую пластину, покрытую слоем материала,
способного запоминать и воспроизводить информацию. Местом размещения
информации являются концентрические дорожки.
Магнитооптический диск (МОД) - диск, в котором для хранения и
поиска информации используется магнитооптический эффект: запись
данных выполняется лазерным лучом и магнитным полем, считывание
данных - лазерным лучом, стирание данных - лазерным лучом,
размагничивающим соответствующие участки поверхности путем разогрева
их до температуры выше точки Кюри.
Оптический диск (ОД) - диск, предназначенный для записи и
считывания информации посредством лазерного луча. Стирание и
изменение информации не предусмотрено.
В виде МЧД обычно хранятся программы для информационных
технологий, документация и данные, полученные в результате
функционирования программ.
Определение МЧД тесно связано с такими понятиями, как бит,
байт, файл, том, программа, данные, которые используются в
информационных технологиях.
Бит - минимальная единица количества информации в ЭВМ, равная
одному двоичному разряду. Определенное количество бит составляет
размер других единиц, используемых в ЭВМ: байта, килобайта (Кбайт) и
др.
Байт - наименьшая адресуемая единица данных или памяти ЭВМ,
равная 8 битам.
Под файлом понимают идентифицированную совокупность экземпляров
описанного в программе типа данных, находящихся на машинном носителе
и доступных программе посредством специальных операций. Файлы могут
размещаться на одном или нескольких носителях данных, связанных
логически и информационно между собой, которые называются томами.
Файлы могут содержать как наборы данных, так и программы.
Под программой понимают упорядоченную последовательность
команд, подлежащую обработке, последовательность предложений языка
программирования, описывающих алгоритм решения задачи.
Том - съемный носитель данных; стандартный перемещаемый блок
внешней памяти, доступ к которому осуществляется с помощью одного
механизма записи-чтения.
Многофайловый том - том, содержащий более одного файла.
Данные, используемые при функционировании информационных
технологий, разделяют на входные и выходные. Эти данные могут быть
записаны в виде МЧД или на традиционные носители (бумага, фотопленка
и т.д.).
К входным могут быть отнесены данные на таких носителях
информации, с которых информация считывается специальным читающим
устройством, например, сканером, с распознаванием знаков алфавита
или в графическом виде. Однако эти виды носителей информации
являются промежуточными, а введенная и обработанная информация
хранится в виде МЧД.
К выходным данным относятся машинограммы. Под машинограммой
понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами
вычислительной техники в машинописной форме или графическом виде и
оформленный в установленном порядке. В случае необходимости
машинограмма может храниться на машинном носителе в текстовом или
графическом виде.
Характерными для всех информационных технологий являются
понятия "объект управления" или "объект автоматизации".
Объект управления (объект автоматизации) - это техника,
процесс, коллектив людей, функционирование которых осуществляется
посредством управляющих воздействий системы управления. Средством
управления являются сигналы, команды, приказы, директивы.
Основными видами информационных технологий, создающих и
использующих МЧД, являются:
автоматизированная система (АС) - комплекс программных и
технических средств, предназначенных для автоматизации различных
процессов, связанных с деятельностью человека. При этом человек
является звеном этой системы (в отличие от автоматической системы,
функционирующей без участия человека);
автоматизированная система управления (АСУ) - комплекс
программных и технических средств, предназначенных для автоматизации
управления различными объектами;
автоматизированная система организационного управления (АСОУ) -
АСУ, предназначенная для автоматизации управления предприятиями,
учреждениями, коллективами людей в процессе их трудовой
деятельности. Управление осуществляется на основе документов;
интегрированная автоматизированная система управления (ИАСУ)
- совокупность взаимодействующих автоматизированных систем
управления. Объектами управления таких АСУ являются министерство,
отрасль, республика и т.п.;
автоматизированная система управления предприятием (АСУП)
- система управления производственно-хозяйственной деятельностью
предприятия, основанная на использовании средств вычислительной
техники и современных экономико-математических методов управления;
автоматизированная система обработки данных (информации) (АСОД,
АСОИ) - комплекс программных и технических средств, предназначенных
для решения широкого круга вычислительных задач. Обеспечивает ввод
данных, обработку их по заданным алгоритмам (программам) и вывод
результатов решения в требуемой форме;
автоматизированная обучающая система (АОС) - комплекс
программных и технических средств, предназначенных для
автоматизированного диалогового обучения, а также для повышения
эффективности труда преподавателя. Как правило, включает набор
обучающих курсов по одной или нескольким близким учебным
дисциплинам;
система автоматизированного проектирования (САПР) - комплекс
программных и технических средств, предназначенных для автоматизации
процесса проектирования деталей устройств (механизмов, объектов),
программ и систем с участием человека;
автоматизированная система управления технологическими
процессами (АСУТП) - АСУ, предназначенная для автоматизации
управления техническими системами и технологическими процессами.
Управление (в отличие от АСОУ) осуществляется на основе
вырабатываемых системой сигналов;
информационно-вычислительная (информационно-расчетная) система
(ИВС, ИРС) - автоматизированная система, предназначенная для решения
как информационных, так и вычислительных (расчетных) задач;
информационно-поисковая система (ИПС) - информационная система,
обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе
условию;
информационно-справочная система (ИСС) - автоматизированная
информационная система, работающая в интерактивном режиме и
обеспечивающая пользователей сведениями справочного характера;
информационно-управляющая система (ИУС) - автоматизированная
система, которая на основании информации о состоянии объекта
вырабатывает и принимает решение на управление им;
информационные сети (ИС) - совокупность АИС, объединенных в
единую сеть с помощью средств передачи данных. Пользователь имеет
доступ к информации любой АИС, входящей в сеть;
информационно-измерительные системы - автоматизированная
система, сочетающая функции системы измерения (например, системы
траекторных измерений) и информационной системы;
телеметрические системы (ТМС) - система пересылки аналоговых и
цифровых измерений с помощью средств связи;
база данных (БД) - совокупность данных, организованных по
определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания,
хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных
программ. Является информационной моделью предметной области;
система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ и
языковых средств, предназначенных для создания и использования баз
данных;
банк данных (БнД) - автоматизированная информационная система
централизованного хранения и коллективного использования данных. В
состав БнД входят одна или несколько баз данных, справочник баз
данных, система управления базами данных, а также библиотеки
запросов и прикладных программ;
информационная технология (технология обработки информации)
(ИТ) - система методов и способов сбора, накопления, хранения,
поиска, обработки и выдачи информации.
Приложение 2
к п.3
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
___________________________________
(наименование архивного учреждения)
______________ № __________________
____________________________________________________________________
(наименование ведомства)
____________________________________________________________________
(полное и сокращенное наименование организации)
Перечень
тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
за _____________________ год
---T----T-----------T------T------T---------T---------T-------T--------T-----
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Обосно- ¦
¦ ¦ ¦ ¦Год ¦Организа-¦Организа-¦Коли- ¦вание ¦
¦ ¦Наименова- ¦Стадия¦окон- ¦ции, при-¦ция-дер- ¦чество ¦отбора ¦При-
№ ¦Код ¦ние научно-¦(этап)¦чания ¦нимавшие ¦жатель ¦учетных¦проекта,¦меча-
п/п¦темы¦технических¦работы¦разра-¦участие в¦подлинни-¦единиц ¦проблемы¦ние
¦ ¦разработок ¦ ¦ботки ¦разработ-¦ка ¦(МЧД) ¦(темы) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ке ¦ ¦ ¦на гос- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранение¦
---+----+-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+-----
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10
---+----+-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+-----
В перечень включено ____________________ (простоев, комплексов, тем)
(цифрами и прописью)
с № __________ по № __________
Председатель экспертной
комиссии _________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Члены экспертной комиссии _________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
_______________________________________________________
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы
которых подлежат передаче на государственное хранение
Приложение 3
к п.3
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
Белорусский
научно-исследовательский
центр машиночитаемых документов
10.01.1996 № 1
________Министерство промышленности Республики Беларусь_______
(наименование ведомства)
______Научно-исследовательский институт "Агат", НИИ "Агат"______
(полное и сокращенное наименование организации)
Перечень
тем, проектов, машиночитаемые документы которых подлежат
передаче на государственное хранение за 1993-1995 годы
---T------T------------T------T------T---------T-------T-------T--------T-----
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Обосно- ¦
¦ ¦ ¦ ¦Год ¦Организа-¦Органи-¦Коли- ¦вание ¦
¦ ¦Наименование¦Стадия¦окон- ¦ции, при-¦зация- ¦чество ¦отбора ¦При-
№ ¦ Код ¦научно- ¦(этап)¦чания ¦нимавшие ¦держа- ¦учетных¦проекта,¦меча-
п/п¦ темы ¦технических ¦работы¦разра-¦участие в¦тель ¦единиц ¦проблемы¦ние
¦ ¦разработок ¦ ¦ботки ¦разработ-¦подлин-¦(МЧД) ¦(темы) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ке ¦ника ¦ ¦на гос- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранение¦
---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10
---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----
1. 203049 Использова- Рабо- 1995 НИИ 1 По-
ние чая "Агат" сто-
современной доку- янно
компьютерной мента-
техники для ция
модернизации
ПО изделий
на базе
ЭВМ А-43 и
А-50
(структуры
ЕС ЭВМ) ППП
"ТЕХНОЛОГИЯ"
2. 203049 Разработка Рабо- 1995 НИИ 1 По-
архива маши- чая "Агат" сто-
ночитаемых доку- янно
документов мента-
ция
3. 203117 Передача Рабо- 1995 НИИ 2 То же
цифровой чая "Агат"
информации доку-
по телеви- мента-
зионным ция
каналам
"ТВ-ПЕЙДЖЕР"
------------------------------------------------------------------------------
В перечень включено _______ 3 (три)_____ (проектов, комплексов, тем)
(цифрами и прописью)
с № _____1____ по № _____3____
Председатель экспертной
комиссии Заведующий отделом__________Петров П.П.
должность, подпись, расшифровка подписи
Члены экспертной комиссии ст.научный сотрудник _________ Иванов И.И.
(должность, подпись, расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
______________Федоров В.В._____________________________
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы
которых подлежат передаче на государственное хранение
(образец заполнения)
Приложение 4
к п.4.1
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(наименование ведомства)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Фонд № ____________
Опись № ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
____________________________________________________________________
(тип описи)
______________
(крайние даты)
Форма титульного листа описи
машиночитаемых документов
Приложение 5
к п.4.1
_________Белорусский научно-исследовательский центр________
___________________машиночитаемых документов_______________
(название государственного архива)
______Министерство промышленности Республики Беларусь______
(наименование ведомства)
________НИИ "Агат"_________
(наименование организации)
Фонд № 1
Опись № 1
_______Пакеты прикладных программ "ТЕХНОЛОГИЯ" и "ТВ-ПЕЙДЖЕР"_______
(название описи)
_____________Программная документация_______________
(тип описи)
_________________24.12.93-01.12.95__________________
(крайние даты)
Форма титульного листа описи машиночитаемых документов
(образец заполнения)
Приложение 6
к п.4.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК ____________
(название)
_________________________
(государственного архива)
___________ № ___________
Фонд № _____
Опись № ____
За _________ год
------T----------------T-------------T---------T-------T------T--------T------
Номер ¦ ¦Обозначение ¦Заголовок¦Ед. ¦Объем ¦Крайние ¦Приме-
доку- ¦Название рубрики¦документа ¦документа¦изм. ¦инфор-¦даты до-¦чание
мента ¦ ¦(индекс дела)¦ ¦(байт, ¦мации ¦кумента ¦
¦ ¦ ¦ ¦лист) ¦ ¦ ¦
------+----------------+-------------+---------+-------+------+--------+-------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
------+----------------+-------------+---------+-------+------+--------+------
В данный раздел описи включено _________ документов с № ___ по № ___
Всего в опись включено _______________ документов с № ____ по № ____
_____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
________________
(дата)
Зав.ведомственным архивом ______________________________
(подпись, расшифровка подписи)
________________
(дата)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации № ____
Председатель ЭК (ЦЭК) организации
_________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Машиночитаемые документы переданы на государственное хранение в
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
Сдал _______________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Принял _____________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
___________________
(дата) М.П.
Форма описи машиночитаемых документов
Приложение 7
к п.4.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
Белорусский
научно-исследовательский
центр машиночитаемых документов
30.01.1996 № 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6
|
