Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-------------+---------+--------+------------+-----------+--------------+--------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
3. Сведения о помещениях архива:
-----------+------------+--------+--------------+-------------+-------------+-------+---------¬
¦ ¦ ¦ Общая ¦ ¦Протяженность¦ ¦Площадь¦ Площадь ¦
¦Количество¦ Место ¦площадь ¦ Краткая ¦ стеллажных ¦ Степень ¦рабочих¦читальных¦
¦отдельных ¦расположения¦хранилищ¦характеристика¦ полок в ¦загруженности¦комнат ¦ залов в ¦
¦ хранилищ ¦ хранилищ ¦ в кв.м ¦ хранилищ ¦ погонных ¦хранилищ в % ¦в кв.м ¦ кв.м ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ метрах ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+------------+--------+--------------+-------------+-------------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----------+------------+--------+--------------+-------------+-------------+-------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
4. Сведения о кадрах:
----------+-------------+---------+---------+-------------+---------------¬
¦ ¦ Категория ¦Фамилия, ¦ ¦ ¦ Стаж работы ¦
¦Должность¦ персонала, ¦ имя, ¦ Год ¦Образование, +------+--------+
¦ ¦ специальное ¦отчество ¦рождения ¦специальность¦в ОВД ¦в архиве¦
¦ ¦ звание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-------------+---------+---------+-------------+------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---------+-------------+---------+---------+-------------+------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Руководитель архива (ответственный за архив) ______________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 10
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма акта о выделении к уничтожению архивных дел (документов),
не подлежащих хранению
Наименование вышестоящей организации _____ УТВЕРЖДАЮ
Наименование ОВД ________________________ Руководитель ОВД
Наименование подразделения _______________ ____________________________
(специальное звание,
АКТ ____________________________
_________________ N ______ подпись, инициалы, фамилия)
о выделении к уничтожению архивных дел "__" _____________ 20__ г.
(документов), не подлежащих хранению
На основании: _____________________________________________________________
(статья перечня документов с указанием сроков хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
N _________________________
(название фонда)
-----+---------+--------+-----T-----+----------+---------------+----------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Срок хранения ¦ ¦
¦ N ¦Заголовок¦Крайние ¦Номер¦Номер¦Количество¦ дела и номера ¦Примечание¦
¦п/п ¦ дела ¦даты дел¦описи¦дела ¦ листов ¦ пунктов по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+----+---------+--------+-----+-----+----------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----+---------+--------+-----+-----+----------+---------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________ дел за _______________ годы.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов _______________________________
____________________________ _______________ ___________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
________________________________
(наименование ОВД)
N ______ от "__" __________ 20__ г.
Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили ________________________________________________________________
(указать место и способ уничтожения)
Наименование должностей лиц, проводивших сверку ___________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
__________________________
_____________________________ _________________ ___________________________
"__" ______________ 20__ г.
Документы в количестве ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
сданы в ___________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N _______
Наименование должности
лица, сдавшего документы __________________________________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
В учетные документы архива изменения внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные документы ____________________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 11
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма акта о неисправимых повреждениях дел (документов)
Наименование вышестоящей организации _____ УТВЕРЖДАЮ
Наименование ОВД ________________________ Руководитель ОВД
Наименование подразделения _______________ ____________________________
(специальное звание,
АКТ ____________________________
_________________ N ______ подпись, инициалы, фамилия)
о неисправимых повреждениях дел "__" _____________ 20__ г.
(документов) фонда N ______
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
----+------+----------+---------+-----T----------+-------------+----------¬
¦ N ¦Номер ¦ ¦Заголовок¦Дата ¦Количество¦ Характер и ¦ ¦
¦п/п¦описи ¦Номер дела¦ дела ¦дела ¦ листов ¦ причины ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ повреждения ¦ ¦
+---+------+----------+---------+-----+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+------+----------+---------+-----+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию.
Руководитель архива (ответственный за архив) ______________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
_______________________________
(наименование ОВД)
N ______ от "__" __________ 20__ г.
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные документы ____________________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 12
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Наименование вышестоящей организации _____ УТВЕРЖДАЮ
Наименование ОВД ________________________ Руководитель ОВД
Наименование подразделения _______________ ____________________________
(специальное звание,
АКТ ____________________________
_________________ N ______ подпись, инициалы, фамилия)
о необнаружении дел, пути розыска "__" _____________ 20__ г.
которых исчерпаны
В результате ______________________________________________________________
установлено отсутствие в фонде N ___________ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали,
в связи с чем считаем возможным снять с учета:
-----------+------+-------------+-------------+--------------+------------¬
¦ Опись ¦ Дело ¦ Заголовок ¦Дата (крайние¦ Количество ¦ Причины ¦
¦ N ¦ N ¦ дела ¦ даты) дела ¦ листов ¦ отсутствия ¦
+----------+------+-------------+-------------+--------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------+------+-------------+-------------+--------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Руководитель архива (ответственный за архив) ______________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК (ЭК)
________________________________
(наименование ОВД)
N ______ от "__" __________ 20__ г.
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные документы ____________________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 13
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Наименование вышестоящей организации _____ УТВЕРЖДАЮ
Наименование ОВД ________________________ Руководитель ОВД
Наименование подразделения _______________ ____________________________
(специальное звание,
АКТ ____________________________
_________________ N ______ подпись, инициалы, фамилия)
проверки наличия и состояния дел "__" _____________ 20__ г.
Фонда N ___________________________________________________________________
(постоянного хранения, личных дел)
Основание проверки ________________________________________________________
Проверка проводилась с ______________________ по __________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям __________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера, не отраженные в итоговой записи _________________
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров, не отраженных в итоговых записях ____________________
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно подложенных ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ________________
(цифрами и прописью)
дел.
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в
наличии ______________________________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки ________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных _______________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.7. выдано во временное пользование _________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Итого по данному фонду (учтенных и неучтенных) имеющихся в наличии _____
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
10. Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N _____________).
Проверку провели:
Наименование должностей лиц, производивших проверку _______________________
____________________________ _____________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
__________________________________
_________________________ ______________ __________________________________
"__" ______________ 20__ г.
Руководитель архива (ответственный за архив) ______________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 14
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма акта об изъятии архивного личного дела
Наименование вышестоящей организации _____ УТВЕРЖДАЮ
Наименование ОВД _________________________ Руководитель ОВД
Наименование подразделения _______________ ____________________________
(специальное звание,
АКТ ____________________________
_________________ N ______ подпись, инициалы, фамилия)
об изъятии архивного личного дела М.П.
"__" _____________ 20__ г.
На основании приказа ______________________________________________________
(наименование ОВД, дата, номер)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
принят на службу в органы внутренних дел на должность _____________________
_________________________________________ с _______________________________
(наименование должности) (дата)
Архивное личное дело фонда N ________ описи N __________ дело N ______
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
с архивного учета снять и числить за ______________________________________
(наименование подразделения)
Начальник подразделения кадров ____________________________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 15
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов
________________________________________________________________
(наименование органа внутренних дел)
________________________________________________________________
(название архива)
СВЕДЕНИЯ
об изменениях в составе и объеме фондов
на 01.01. _____ г.
----+------+--------+------------------------------+-----------+-----------+------¬
¦ ¦ ¦ ¦ Количество описанных дел ¦ ¦ Крайние ¦ ¦
¦ N ¦Номер ¦Название+-----------+----------+-------+Количество ¦ годы ¦Приме-¦
¦п/п¦фонда ¦ фонда ¦постоянного¦временного¦ по ¦неописанных¦документов ¦чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ хранения ¦ хранения ¦личному¦ дел ¦ описанных ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦составу¦ ¦ дел ¦ ¦
+---+------+--------+-----------+----------+-------+-----------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+------+--------+-----------+----------+-------+-----------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Руководитель архива (ответственный за архив) ______________________________
____________________________ _______________ __________________________
(специальное звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
Приложение 16
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
НОРМЫ НЕОБХОДИМОГО ОБОРУДОВАНИЯ И ИНВЕНТАРЯ
ДЛЯ ОСНАЩЕНИЯ АРХИВОВ
----+---------------+----------+-------------+-------------+--------------¬
¦ N ¦ Наименование ¦ Единица ¦ ¦ Срок ¦ ¦
¦п/п¦оборудования и ¦измерения ¦Необходимость¦эксплуатации ¦ Примечание ¦
¦ ¦ инвентаря ¦ ¦ ¦ в годах ¦ ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦Металлический ¦ секций ¦ 20 - 400 дел¦Бессрочно ¦Количество ¦
¦ ¦стеллаж для ¦ ¦ на 1 секцию ¦ ¦определяется с¦
¦ ¦размещения ¦ ¦ ¦ ¦учетом объема ¦
¦ ¦архивных дел ¦ ¦ ¦ ¦хранящихся ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 2 ¦Металлический ¦ штук ¦ 20 - 400 дел¦Бессрочно ¦Количество ¦
¦ ¦шкаф для ¦ ¦ на 1 шкаф ¦ ¦определяется с¦
¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦ ¦учетом объема ¦
¦ ¦секретных ¦ ¦ ¦ ¦хранящихся ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦документов ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 3 ¦Коробка ¦ штук ¦ 50 - 100 ¦По мере ¦Количество ¦
¦ ¦картонная для ¦ ¦ коробок на 1¦износа ¦определяется с¦
¦ ¦хранения ¦ ¦ секцию ¦ ¦учетом объема ¦
¦ ¦архивных дел ¦ ¦ ¦ ¦хранящихся ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 4 ¦Шкаф ¦ штук ¦В зависимости¦Бессрочно ¦Количество ¦
¦ ¦картотечный ¦ ¦ от объема ¦ ¦определяется с¦
¦ ¦(металлический)¦ ¦ шкафа ¦ ¦учетом объема ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦карточек ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 5 ¦Кондиционер ¦ штук ¦ 1 ¦Согласно ¦На каждое ¦
¦ ¦бытовой ¦ ¦ ¦инструкции по¦отдельно ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦эксплуатации ¦расположенное ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилище ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 6 ¦Термометр ¦ штук ¦ 1 ¦Согласно ¦На каждое ¦
¦ ¦комнатный ¦ ¦ ¦инструкции по¦отдельно ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦эксплуатации ¦расположенное ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилище ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 7 ¦Психрометр ¦ штук ¦ 1 ¦Согласно ¦На каждое ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦инструкции по¦отдельно ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦эксплуатации ¦расположенное ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилище ¦
+---+---------------+----------+-------------+-------------+--------------+
¦ 8 ¦Лестница- ¦ штук ¦1 лестница на¦ 10 ¦Количество ¦
¦ ¦стремянка ¦ ¦ ряд из 3 - 5¦ ¦определяется с¦
¦ ¦ ¦ ¦ стеллажных ¦ ¦учетом площади¦
¦ ¦ ¦ ¦ секций ¦ ¦и особенностей¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилищ ¦
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
