Стр. 8
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией <*>
-------------------------------
<*> Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
---------------------------+--------------------------+----------+--------¬
¦ Количество описанных дел ¦Крайние даты описанных дел¦Количество¦Крайние ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+неописан- ¦даты ¦
¦постоян-¦по ¦временно-¦постоян-¦по ¦временно-¦ных дел ¦неопи- ¦
¦ного ¦личному¦го ¦ного ¦личному¦го ¦ ¦санных ¦
¦хранения¦составу¦(свыше 10¦хранения¦составу¦(свыше 10¦ ¦дел ¦
¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
¦--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+---------
4. Сведения о проверках
------------+--------------------------+---------------------------¬
¦ Дата ¦ Основные предложения по ¦ Результаты реализации ¦
¦ проверки ¦ итогам проверки ¦ предложений ¦
+-----------+--------------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
¦-----------+--------------------------+----------------------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, N и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
-------+----------+------------+----------+-------------+----------¬
¦ N ¦ Название ¦ Количество ¦Количество¦ Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ и номер ¦экземпляров ¦ дел ¦ единиц ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ страхового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фонда ¦ ¦
+------+----------+------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
¦------+----------+------------+----------+-------------+-----------
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов <*>;
-------------------------------
<*> Для хранения этих документов создаются, как правило, специальные архивы.
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь <*>.
-------------------------------
<*> Архивные документы организаций негосударственных форм собственности принимаются на государственное хранение при оформлении соответствующего договора с государственным архивом.
3.2. Функции архива.
Выполняя свои функции архив:
3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив.
3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии государственного архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.
3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.
3.2.9. Организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения, организации, предприятия о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения, организации, предприятия.
3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия;
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность заведующего архивом
(лица, ответственного за ведение архива)
5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Приложение 41
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА,
ГОСКОМИТЕТА, ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете, центральном органе управления, их структурных подразделениях <*>, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;
осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и учреждений.
-------------------------------
<*> В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального органа управления, представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций. К работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, распорядительными документами министерства, госкомитета, центрального органа управления, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных им организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение соответствующего государственного архивного учреждения списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.
2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете, центральном органе управления и подведомственных им организациях.
2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими документов личного происхождения (дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания истории своей отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:
сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного (свыше 10 лет) хранения;
описей дел по личному составу;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;
номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа управления;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);
отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
описи дел на документы постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;
ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления) с архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
положения о ЦЭК;
примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
описи на документы по личному составу.
2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций по вопросам работы с документами и архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
2.12. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических пособий по организации, хранению и учету документов.
3. Права Центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления подведомственных организаций:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей архивных учреждений системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления работает в контакте с экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 42
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК)
УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии <*> (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение.
-------------------------------
<*> В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя руководителя (одного из руководящих работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это необходимо, также представитель соответствующего государственного архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК учреждения.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения;
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения и на государственное хранение.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего государственного архива.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии
ЭК учреждения представляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников государственных архивов.
3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 43
к п.14.3
НОРМЫ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА ОСНОВНЫЕ
ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В АРХИВАХ <*>
-------------------------------
<*> Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989 г.
Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа
архива
1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи перечня в день.
2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний, памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.
3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8 консультаций в день.
4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7 дней.
Научно-техническая обработка документов
5. Проведение экспертизы ценности:
управленческой документации - 100-120 дел в день;
документов по личному составу - 300 дел в день.
6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению - 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.
7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.
8. Составление заголовков на дела:
с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день (учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);
по личному составу - 160 заголовков в день.
9. Редактирование заголовков дел:
с управленческой документацией - 100 заголовков в день;
с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;
без просмотра дел - 250 заголовков в день.
10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.
11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в день.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
| 
