Право
Навигация
Новые документы

Реклама


Ресурсы в тему
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Приказ Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 7 мая 2001 г. №62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь"

Текст правового акта с изменениями и дополнениями по состоянию на 5 декабря 2007 года (обновление)

Библиотека законов
(архив)

 

Стр. 3

Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6

 
своевременное    и    качественное   исполнение  задания  в   целом.
Ответственному  исполнителю  предоставляется  право координировать и
контролировать  действия исполнителей: созывать совещания, требовать
необходимые материалы, давать поручения.
     47. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа.
     Изменение  срока  исполнения  производится  только  по указанию
руководителя  по  письменной  просьбе исполнителя, представленной не
позднее    3    дней   до  истечения  срока  исполнения.   Изменение
документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения вносятся в регистрационные формы: регистрационную карточку
или банк регистрационных данных.
     Документ  считается  исполненным  и  снимается с контроля после
выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам.
     48. Учет   контролируемых  документов  и  контроль   исполнения
строятся  на  базе  регистрационных данных: регистрационных карточек
или автоматизированных банков регистрационных данных.
     На  один контролируемый документ может быть заполнено несколько
контрольных  карточек  в соответствии с числом исполнителей, заданий
или различными сроками исполнения.
     При  нескольких  исполнителях,  один  из  которых   назначается
ответственным,    карточка  заполняется  только  на   ответственного
исполнителя.
     Устное  поручение руководителя, поставленное на контроль, также
фиксируется  на  регистрационно-контрольной  карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров.
     На  контролируемых  документах  в  обязательном  порядке должна
стоять отметка о контроле.
     Первый  экземпляр контрольной карточки остается в канцелярии, а
второй - передается исполнителю вместе с документом.
     Контрольные  карточки  группируются  в  контрольных  картотеках
согласно  установленным срокам исполнения документов (поручений), по
исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.
     Картотеку  следует  ежедневно  просматривать  и  о  приближении
(истечении)    сроков    исполнения    информировать   исполнителей.
Предупреждение  осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения
установленных  сроков.  При автоматизированном контроле исполнителям
направляются машинограммы-предупреждения.
     Карточка    с    материалами,    характеризующими   исполнение,
представляется  ответственному за контроль для проверки исполнения и
снятия    документа  (поручения)  с  контроля.  При   некачественном
исполнении  документ  с  контроля  не снимается и переходит в разряд
не исполненных  в  срок  документов.  Может  быть  принято решение о
необходимости переноса срока исполнения такого документа.
     Информация  о  результатах  исполнения  документов  (поручений)
обобщается  по  состоянию на первое число каждого месяца и доводится
до  сведения  руководства  в форме сводки об исполнении документов и
поручений согласно приложению 7.

     Глава 5. Изготовление и использование бланков документов с
      изображением Государственного герба Республики Беларусь

     49. Согласно  Указу  Президента  Республики Беларусь от 28 июня
2000  г. № 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков
документов    с   изображением  Государственного  герба   Республики
Беларусь"  (Национальный  реестр правовых актов Республики Беларусь,
2000  г.,  № 66, 1/1414) право помещать изображение Государственного
герба  на  бланках  документов имеют только государственные органы и
иные государственные организации.
     Указом  Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357
были    утверждены    образцы  бланков  документов   государственных
организаций    с  изображением  Государственного  герба   Республики
Беларусь.
     50. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь
от  31  июля  2000  г.  №  1172  "Об утверждении Положения о порядке
изготовления  и  использования  бланков  документов  с  изображением
Государственного  герба  Республики  Беларусь и внесении изменений в
постановление  Кабинета  Министров  Республики Беларусь от 7 августа
1995  г.  №  424"  (Национальный  реестр  правовых  актов Республики
Беларусь,  2000  г.,  № 75, 5/3742) бланки документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки)
являются    полиграфической  продукцией.  Размер  герба  не   должен
превышать 17 мм.
     51. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с
СТБ   6.38-95   "Унифицированные   системы  документации  Республики
Беларусь,  система   организационно-распорядительной   документации.
Требования к оформлению документов".

      Глава 6. Требования к рукописному и машинному оформлению
                             документов

     52. Рукопись    документа    пишется  четко  и  разборчиво   на
стандартных   листах  бумаги.  Не  допускается  писать   карандашом,
красными  или  зелеными  чернилами,  очень  мелким почерком и делать
многочисленные вставки, ссылки, исправления.
     Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты,
оформленные в соответствии с установленными требованиями.
     При    передаче    рукописи  в  печать  составитель   указывает
необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок
исполнения, дату сдачи в печать и подпись.
     53. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге
стандартного    формата  А4  или  А5. Формат  А5  используется   при
оформлении  документов  (писем,  докладных  записок, справок), объем
которых  не  превышает  7-10  строк  машинописного  текста. Приказы,
постановления,  указания, решения, протоколы, акты печатаются только
на  бланках  (бумаге)  формата  А4 независимо от объема текста. Если
документ  состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая
страница  документа,  последующие  - на обычной бумаге одинакового с
бланком формата и качества.
     Документы  печатаются  на одной стороне листа. На двух сторонах
допускается  печатать  только  документы  со сроком хранения до трех
лет.
     Бланки  документов должны иметь поля: левое и правое, верхнее и
нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее не менее
10 мм.
     Длина  печатной  строки  должна  соответствовать  64   печатным
знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
     Максимальная   длина  строки  многострочных  реквизитов  -   28
печатных знаков.
     Если  заголовок  к  тексту  превышает  150  печатных  знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
     54. Страницы  документа  нумеруются  по  середине верхнего поля
листа  арабскими цифрами без сокращения "стр.". Расстояние от номера
страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
     Нумерация    документа,   состоящего  из  нескольких   страниц,
начинается  со  второй  страницы, первая страница не нумеруется. При
оформлении   документа  на  двух  сторонах  листа  вторая   страница
нумеруется при наличии третьей.
     55. Каждому  реквизиту документа отводится определенное место в
соответствии  со стандартными положениями табулятора пишущей машинки
-  устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных
положениях.
     От    нулевого  положения  табулятора  (граница  левого   поля)
располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора
документа,  почтовый  и телеграфный адрес организации; название вида
документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа,
печатается  месяц  (в приказе и постановлении - словами) и год: "...
мая  2000  г.";  ссылка  на  номер и дату входящего документа; место
составления;  заголовок  к  тексту;  текст  (без  абзацев);   слова:
"Приложение",  "Примечание",  "Основание";  наименование должности в
реквизите  "Подпись";  первый ряд грифов (виз) согласования, если их
несколько;  заверительная  отметка  (слово  "Верно" и дата заверения
копии  или  выписки  из  документа); фамилия составителя документа и
номер его телефона, а также слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
     От  первого  положения  табулятора  (после 5 печатных знаков от
границы левого поля) назначаются абзацы и номера пунктов текста.
     От  второго  положения  табулятора (после 16 печатных знаков от
границы  левого поля) печатается переменная информация вводной части
протоколов  и  актов,  расшифровка  подписи  в  грифах  согласования
(первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
     От  третьего  положения табулятора (после 24 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
     От четвертого положения табулятора (после 32 печатных знаков от
границы  левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд
подписей,  грифов  (виз)  согласования  (если  их  несколько); грифы
ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" -
без  кавычек);  отметку  на  документе-приложении, связывающую его с
основным документом.
     От  шестого  положения  табулятора (после 48 печатных знаков от
границы  левого  поля)  печатается:  расшифровка подписи в реквизите
"Подпись",  в  заверительной  подписи на копии (выписке) документа и
грифе утверждения.
     От  седьмого  положения табулятора (после 56 печатных знаков от
границы  левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица"
(без кавычек).
     Второе,  третье  (после  24  печатных  знаков от границы левого
поля)  и  седьмое  положения  табулятора используются при оформлении
таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
     56. Реквизиты    документов    (кроме  текста),  состоящие   из
нескольких  строк, следует печатать через один межстрочный интервал.
Составные  части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка
о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.
     Один    реквизит    отделяется  от  другого  2-3   межстрочными
интервалами:  первая  строка  текста от последней строки заголовка к
тексту,  подпись  от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого.
     Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.
Между   абзацами  (пунктами)  дополнительные  интервалы  делать   не
следует.
     Текст  документа,  оформляемого  на бланке (бумаге) формата А5,
допускается  печатать  через  один  межстрочный интервал с абзацными
отступами в полтора-два интервала.
     Документы,  предназначенные  для  типографского издания, устные
поручения,  тексты  телеграмм и телефонограмм следует печатать через
два интервала.
     Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через
один  межстрочный  интервал  столбцом,  оставляя  открытыми   слова:
"Примечание", "Приложение", "Основание".
     57. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица,
подписавшего  документ  (расшифровку  подписи),  следует печатать на
уровне последней строки наименования должности (без скобок).
     В  конце  реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине
строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
     В  документах  не  рекомендуются различные текстовые выделения:
подчеркивания,    печатание   в  разрядку,  печатание  на   регистре
(прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
     На  регистре  следует печатать: название вида документа; слова:
"УТВЕРЖДАЮ",  "УТВЕРЖДЕНО",  "СОГЛАСОВАНО"  (без кавычек) - в графах
утверждения    и    согласования;    "ПРИКАЗЫВАЮ"   -  в   приказах;
"ПОСТАНОВЛЯЕТ"  -  в  постановлениях; "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в
распоряжениях и указаниях; РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов
в  инструкциях;  фамилии  в  тексте  приказов  по личному составу (в
тексте  других  документов,  в  реквизитах:  "Подпись",  "Адресат" -
выделять фамилии прописными буквами не следует).
     При  переносе слов в тексте не допускается отделять сокращенные
слова  от  слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр,
инициалы  от  фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз,
оставляя его в конце строки.
     В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов
не рекомендуются.
     Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой
абзаца.

     Глава 7. Порядок подготовки материалов для рассмотрения на
                 заседании коллегии и их оформление

     58. Подготовку  вопросов  к  рассмотрению на заседании коллегии
ведут  управления  (отделы).  Могут  создаваться  также  группы   из
работников  нескольких  управлений  (отделов),  которые  на   основе
изучения  материалов готовят краткую записку, проект постановления и
проект  приказа,  если  он  требуется.  Все эти документы визируются
работниками, готовившими их, а также руководителями заинтересованных
управлений  (отделов),  заместителем руководителя, курирующим данный
участок  работы,  и  не  позднее чем за 5 дней до заседания коллегии
передаются  секретарю  коллегии.  Исходя  из поступивших материалов,
секретарь  коллегии  формирует  повестку  дня  заседания   коллегии.
Подписанная    руководителем   повестка  дня,  а  также   документы,
подлежащие  рассмотрению  на  заседании  коллегии,  за  три  дня  до
заседания секретарем коллегии направляются членам коллегии.
     59. Вопросы,   документы  к  которым  поступили  с   нарушением
установленных сроков, в повестку дня коллегии не включаются, а лица,
по  чьей  вине  нарушены  сроки,  представляют коллегии объяснение в
письменном виде.
     60. Исключить  из  повестки  дня  рассмотрение запланированного
вопроса,  изменить  сроки  его  рассмотрения  может лишь коллегия на
основании  письменного  предложения  начальника управления (отдела).
Некачественно подготовленные вопросы снимаются с обсуждения решением
коллегии.
     61. В  течение  1-2  дней  после  заседания  коллегии документы
дорабатываются  с  учетом  замечаний и предложений членов коллегии и
визируются    теми,    кто   их  готовил,  а  также   руководителями
заинтересованных    подразделений,   заместителями  руководителя   и
передаются  секретарю  коллегии  для оформления протокола. На третий
день    после    заседания    протокол  представляется  на   подпись
председательствующему.  В  течение  последующих двух дней секретарем
делаются  выписки  из  протокола  заседания  коллегии и направляются
исполнителям.

         Глава 8. Порядок подготовки и оформления приказов

     62. Посредством  издания  приказов решаются вопросы, касающиеся
деятельности  аппарата  Минстата,  подведомственных ему организаций.
Приказами  также  доводятся  до  сведения  структурных подразделений
Минстата    и    подведомственных   организаций  указы,  декреты   и
распоряжения  Президента  Республики Беларусь и постановления Совета
Министров  Республики  Беларусь,  определяются  меры  по  реализации
вытекающих  из них задач, входящих в компетенцию органов статистики.
Приказами  утверждаются  на  должности и освобождаются от занимаемых
должностей  работники  системы Минстата, начальники подведомственных
организаций в соответствии с номенклатурой кадров.
     63. Подготовка  проекта  приказа  возлагается,  как правило, на
одно  или  несколько структурных подразделений. Приказы издаются как
по  основной  деятельности,  так  и  по личному составу (о приеме на
работу,  перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, поощрениях).
     64. В  приказах,  издаваемых  во  исполнение  указов, декретов,
распоряжений  Президента  Республики Беларусь и постановлений Совета
Министров    Республики  Беларусь,  дается  полное  изложение   этих
документов с указанием даты их принятия и номера. В распорядительной
части    приказа    четко    формулируются   поручения   структурным
подразделениям,  должностным  лицам  Минстата,  его подведомственным
организациям    с    указанием    сроков  исполнения  поручений.   В
заключительной  части  приказов  указывается  должностное  лицо,  на
которое возложен контроль за их выполнением.
     Подготовка  приказов,  которые  издаются  во исполнение решений
органов  государственного  управления, должна занимать не более трех
дней. Тиражирование и вручение приказов структурным подразделениям и
должностным    лицам,  которым  поручено  их  исполнение,  а   также
ознакомление остальных подразделений производятся управлением делами
в  течение  трех  дней  с  момента издания приказа. Подведомственным
организациям приказы направляются управлением делами по почте в день
их подписания.

     Глава 9. Порядок внесения вопросов на рассмотрение в Совет
                   Министров Республики Беларусь

     65. В  соответствии  с  Регламентом Совета Министров Республики
Беларусь,  утвержденным  постановлением  Совета Министров Республики
Беларусь  от  20  марта 2000 г. № 355 "О Регламенте Совета Министров
Республики  Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь,  2000  г.,  № 33, 5/2838; № 73, 5/3737; № 108, 5/4516), на
рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь вносятся вопросы,
которые  отнесены  к  его  компетенции  и  не  могут  быть разрешены
министерствами, другими органами государственного управления.

       Глава 10. Порядок работы по рассмотрению писем граждан

     66. Все поступающие письма и заявления граждан регистрируются в
день  их  поступления  и  передаются  на  рассмотрение руководителю,
который определяет исполнителей.
     67. Заявления  и  жалобы  граждан  рассматриваются  в срок до 1
месяца  со  дня  поступления  (если руководством не установлен новый
срок),  а  не  требующие  дополнительного  изучения  и  проверки   -
безотлагательно, но не более 15 дней.
     В  тех  случаях,  когда  для  рассмотрения заявления или жалобы
необходима  специальная  проверка,  запрос дополнительных материалов
либо  принятие  других мер, сроки их исполнения могут быть в порядке
исключения продлены руководителем, но не более чем на 1 месяц, о чем
ответственный исполнитель сообщает заявителю.
     68. Предложения,  заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные  ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается
после  вынесения  решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению
предложения,  заявления  или  жалобы.  Основанием  для  снятия  их с
контроля является ответ заявителю.
     69. Ответы  на  предложения,  заявления  и  жалобы граждан дают
руководители  и другие уполномоченные на это должностные лица. Ответ
может  быть  дан  в  письменной  или  устной форме. В случае устного
ответа  делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной
карточке  и  на  документе  заявителя. Письменный ответ направляется
через канцелярию.
     70. В  случае  поступления  предложений  и замечаний, внесенных
депутатами  на  сессии  Палаты  представителей или Совета Республики
Национального  собрания  Республики  Беларусь, необходимо не позднее
чем  в  месячный  срок  рассмотреть  их  и  о  результатах  сообщить
непосредственно  депутатам,  а  также  тому  органу,  через  который
направлялись эти предложения и замечания.
     71. Предложения,  заявления  и  жалобы граждан, направляемые по
принадлежности  в  другие организации, отсылаются с сопроводительным
письмом в течение 5 дней, о чем сообщается автору.
     Запрещается    направлять    заявления  и  жалобы  граждан   на
рассмотрение  тем  должностным  лицам,  на  которых  жалуется  автор
письма.

               Глава 11. Составление номенклатуры дел

     72. Номенклатура    дел  -  это  систематизированный   перечень
наименований  дел, образующихся в процессе деятельности организации,
с   указанием  сроков  их  хранения,  оформленный  в   установленном
порядке.
     Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных
документов  в  дела,  систематизации  и  учета дел, индексации дел и
определения  сроков  их  хранения. Номенклатура дел является основой
для составления описей дел постоянного и временного хранения.
     73. Сводная номенклатура составляется управлением делами (общим
отделом, канцелярией), согласовывается с экспертной комиссией (далее
-    ЭК)    организации    и    экспертно-методической     комиссией
государственного    архивного    учреждения    (далее  -  ЭМК)   или
экспертно-проверочной  комиссией  (далее - ЭПК), в которое документы
поступают    на    хранение,  а  затем  утверждаются   руководителем
организации не позднее ноября-декабря текущего года.
     Первый  экземпляр  хранится  в управлении делами (общем отделе,
канцелярии), второй - используется управлением делами (общим отделом
и  так  далее)  в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в
качестве  учетного  документа  в ведомственном архиве, четвертый - в
государственном архиве.
     Ежегодно    номенклатура    дел  уточняется,  в  нее   вносятся
необходимые  изменения,  утверждается  руководителем  организации  и
вводится в действие с 1 января следующего года.
     74. Составление  номенклатуры  дел  структурного  подразделения
следует начинать с определения состава включаемых в нее  документов.
При этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами
и отчетами о работе подразделения,  номенклатурами дел подразделения
за  прошлые  годы,  описями  дел  постоянного и временного хранения,
ведомственными и типовыми перечнями документов  с  указанием  сроков
хранения документов.
     В  номенклатуру  дел включаются дела (документы) с постоянным и
временным сроками хранения.
     В  номенклатуру  дел  не  должны  включаться  печатные  издания
(брошюры,  справочники, информационные листки, реферативные журналы,
экспресс-информация),  алфавиты,  указатели и другие вспомогательные
документы,    не   отражающие  основную  деятельность   структурного
подразделения.
     В  номенклатуре  дел структурного подразделения в конце каждого
раздела  помещаются  резервные  индексы для дополнительно заведенных
дел,  которые  по  тем  или  иным  причинам не могли быть учтены при
составлении номенклатуры.
     В   сводную  номенклатуру  дел,  кроме  документов   постоянных
структурных    подразделений,  следует  включать  также   документы,
образующиеся    в   деятельности  временно  действующих  органов   и
общественных организаций (профсоюзного комитета).
     75. Графы   номенклатуры  дел  заполняются  в  соответствии   с
установленной формой согласно приложению 8.
     В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела
состоит    из    условного    обозначения   (индекса)   структурного
подразделения  и  порядкового  номера  дела в пределах подразделения
(например, 02-1).
     В  графе  2  номенклатуры дел указываются наименования разделов
номенклатуры,     соответствующие    наименованиям       структурных
подразделений, и наименования (заголовки) дел.
     76. Заголовок    дела    должен    быть    кратким,  четким   и
соответствовать  смысловому  содержанию  документов,  группируемых в
деле.  В  состав  заголовка входит название темы (содержание) дела с
указанием  рода  заводимого  дела  (документы,  переписка, дело) или
разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты).
     Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных
видов    документов    по    одному    вопросу,   но  не   связанных
последовательностью  делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)
перечисляются основные виды документов.
     Термин  "Документы"  используют  также  при объединении в одном
деле  документов  -  приложений  к  какому-либо  другому  документу,
например:  "Документы  к  протоколам  заседания  коллегии  Минстата,
областного управления статистики за 1999 год".
     Термин  "Дело"  применяется  при  объединении  в деле различных
видов  документов  по  одному вопросу, связанных последовательностью
делопроизводства,    например:    "Выездные    дела    специалистов,
командированных за границу".
     При формировании заголовков дел не следует использовать термины
"Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка".
     77. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название
корреспондента  (если  она  ведется с одним корреспондентом) и о чем
переписка.
     При  переписке  с  несколькими разнородными корреспондентами их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
     Последовательность  расположения  заголовков дел в номенклатуре
зависит   от  их  значимости  и  взаимосвязи.  Первыми   размещаются
заголовки  дел  с распорядительными документами вышестоящих органов,
затем  располагаются  группы  организационных  документов   (уставы,
положения):  распорядительные  документы  руководителя  организации,
протоколы,  планы,  отчеты,  переписка  и  другие группы документов.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени
их  важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые
планы,  затем  квартальные  и месячные; то же относится и к отчетам:
годовой  отчет,  квартальный  и  месячный. В группе дел с перепиской
вначале  располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со
сторонними организациями.
     78. Разделы  сводной номенклатуры дел (наименования структурных
подразделений)  располагаются  в графе в соответствии с утвержденной
структурой  учреждения.  В  качестве  первого  раздела   указывается
управление    делами  (общий  отдел,  канцелярия).  После   основных
структурных  подразделений в порядке значимости следуют общественные
организации.
     Графа  3  номенклатуры  дел  "Количество  дел  (томов, частей)"
заполняется в конце делопроизводственного года.
     В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно
действующим  ведомственным  и  типовому перечням, и даются ссылки на
соответствующие статьи перечня.
     Сроки    хранения    документов,  не  отраженных  в   перечнях,
определяются экспертной комиссией организации.
     В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих   делах,  о  выделении  дел  к  уничтожению,  о   лицах,
ответственных   за  формирование  дел,  о  передаче  дел  в   другую
организацию  для внесения предложений. Названия перечней документов,
используемых  при  определении  сроков  хранения  дел, указываются в
конце  номенклатуры  дел  перед  реквизитом  "Наименование должности
руководителя управления делами (общего отдела, канцелярии)".
     79. По  окончании  календарного  года  в конце номенклатуры дел
составляется  итоговая  запись  о категориях и количестве заведенных
дел согласно приложению 9.
     При    наличии  средств  вычислительной  техники   утвержденная
номенклатура  дел  организации  вводится и хранится в памяти ЭВМ для
упрощения  ее  ведения,  корректировки,  а  в  необходимых случаях -
переработки.

                     Глава 12. Формирование дел

     80. Формирование дел - это группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
     Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,
ответственные    за    делопроизводство,    назначенные     приказом
руководителя.
     Контроль    за  правильным  формированием  дел  в   организации
осуществляется    работником   управления  делами  (общего   отдела,
канцелярии).
     Группировка  документов  в  дела производится согласно отметкам
исполнителей на исполненных документах "В дело  №..."  и  в  строгом
соответствии с номенклатурой дел.  При этом проверяется правильность
оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении
и других необходимых реквизитов документов.
     Недооформленные    или    неправильно   оформленные   документы
возвращаются исполнителям на доработку.
     Документы    постоянного    или   временного  сроков   хранения
группируются    в   отдельные  дела.  Например,  следует   раздельно
формировать  оригиналы  и  копии  документов, годовые, квартальные и
месячные    планы  и  отчеты,  приказы  вышестоящей  и   подчиненной
организаций, поскольку они имеют различные сроки хранения.
     Допускается  временная  группировка  в  одном деле документов с
различными  сроками  хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании    делопроизводственного  года  такие  документы   следует
расформировывать  в  самостоятельные  дела  в  зависимости от сроков
хранения.
     81. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
     Не  допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики,  рабочие  варианты  (проекты)  документов,   размноженные
копии.
     Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в  отдельные  тома,  небольшие  приложения - вместе с документами, к
которым они относятся.
     82. В  дела  формируются документы одного делопроизводственного
года, за исключением переходящих и личных дел.
     Дело  с  документами  не  должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины).    При    большем    объеме   документов  дело  делят   на
самостоятельные  тома.  Документы каждого тома являются продолжением
следующего.
     Документы  в  деле  могут  располагаться  в  порядке разрешения
вопросов,  хронологии,  алфавита,  нумерации.  Принципы  группировки
документов могут комбинироваться и варьироваться.
     Преимущественное  значение  имеет  вопросно-логический принцип,
предусматривающий    расположение    документов    в      логической

Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6




< Главная

Новости законодательства

Новости сайта
Новости Беларуси

Новости Спецпроекта "Тюрьма"

Полезные ресурсы

Разное

Rambler's Top100
TopList

Законы России

Право - Законодательство Беларуси и других стран

ЗОНА - специальный проект. Политзаключенные Беларуси

LawBelarus - Белорусское Законодательство

Юридический портал. Bank of Laws of Belarus

Фирмы Беларуси - Каталог предприятий и организаций Республики Беларусь

RuFirms. Фирмы России - каталог предприятий и организаций.Firms of Russia - the catalogue of the enterprises and the organizations