Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
(подпись)
25 мая 2001 г.
При утверждении документа руководителем вышестоящей или
сторонней организации в наименование должности включают наименование
организации. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления юстиции
Минского горисполкома
_____________ Н.П.Подлесский
(подпись)
25 мая 2001 г.
При утверждении документа приказом или протоколом гриф
утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в
именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра юстиции
Республики Беларусь
20 мая 2001 г. № 4
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами
без кавычек.
11.12. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию
исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция
должна быть подписана и датирована. Например:
Петрову В.Н.
Прошу подготовить
заключение к 16 июня 2001 г.
15 мая 2001 г.
__________________
(подпись)
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на
свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе места допускается прилагать к
документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии
такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима
только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в
резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и
указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из
содержания документа, или используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения
документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если
документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано
должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится
не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера
контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен
иметь отметку о контроле.
11.13. Краткое содержание документа указывается в заголовке.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать
содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с
помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О
чем?". Например: приказ "Об изменении ...".
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту.
Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к
тексту.
11.14. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или
"Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого
листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".
11.15. Текст организационно-распорядительных документов
оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде
соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных
толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться
одного вопроса (темы).
Текст должен начинаться с указания причины (основания) для
составления документа - вводной части, далее должны излагаться
просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документа в соответствии с содержанием допускается
разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные
точками.
11.16. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается
после текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом
приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях)
выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание
о наличии приложения дается в тексте документа.
На самом приложении к распорядительному документу в правом
верхнем углу следует делать отметку с указанием названия
распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений
несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложение 1
к приказу директора института
3 января 2001 г. № 47
11.17. В состав реквизита "подпись" входят наименование
должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее
расшифровка - инициалы и фамилия. Например:
Заместитель Министра личная подпись инициалы, фамилия
При оформлении документа не на бланке в наименование должности
включается наименование организации. Например:
Начальник управления юстиции
Могилевского облисполкома личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности
лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор фирмы "Нива" Директор завода "Электрон"
_________ И.П.Петров _________ П.И.Иванов
(подпись) (подпись)
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подписи инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего
документ ("Заместитель", "Исполняющий обязанности"), и его фамилия.
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед
наименованием должности.
11.18. Согласование документа может проводиться как внутри
организации, так и вне ее.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи,
ее расшифровки и даты.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласований, если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист
согласования прилагается".
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом.
Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в
организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего
листа документа.
На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на
первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.
В реквизит "Виза" входят должность визирующего, его личная
подпись, ее расшифровка и дата.
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в
документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания
прилагаются".
11.19. Копия (выписка), снятая с документа, должна
воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на
бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка
подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника.
На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу
указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита
"Подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из
слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его
личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров подпись инициалы, фамилия
16 апреля 2001 г.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
11.20. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии
исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка располагается
от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа.
Номера телефонов указываются без черточек.
Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс
машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество
отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:
Зеленко 223 91 82
ГИ 7 10.05.95
11.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в
наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и
содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при
наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и номер, слова
"В наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка
должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
Например:
В наряд 02-4
Протокол согласования от 3 июня 2001 г. № 74
_______________
(личная подпись)
15 июня 2001 г.
или
В наряд 05-40
17 июля 2001 г. передано по телефону о прибытии
________________
(личная подпись)
18 июля 2001 г.
11.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель
проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего
машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация
перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за
перенос, и даты переноса.
11.23. Отметка о поступлении проставляется на всех входящих
документах (регистрационный штамп) и фиксирует факт и время
поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное
наименование учреждения - получателя документа, дату поступления
документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа
документа справа.
11.24. Предупредительный знак является знаком внимания для
машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка
осталось 5 машинописных строк.
12. К организационно-распорядительным документам относятся
приказы, распоряжения, решения.
12.1. Приказ издается по вопросам утверждения положений,
инструкций, правил и других документов, требующих утверждения; по
вопросам внутренней жизни суда; по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие
обязательные реквизиты: наименование организации, код организации,
название вида документа, дату и регистрационный номер, место
издания, заголовок, текст, подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной
частей. В констатирующей части излагаются факты, события, оценка,
послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если
приказ издается на основании распорядительного документа
вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на
этот документ с указанием его наименования, даты, номера и
заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании,
констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной
форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами
без кавычек с отдельной строки от нулевого положения табулятора,
отделяя констатирующую часть от распорядительной.
К формулировкам констатирующей части предъявляются особенно
жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по
смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не
допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру
действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с
предлога "о" или "об" и формируется при помощи отглагольных
существительных, например: "Об утверждении ...", или
существительных, указывающих на предмет, например: "О мерах ...".
Приказ подписывается председателем суда.
Отдельно от приказов по основной деятельности оформляются и
ведутся приказы по личному составу.
Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников,
предоставление им отпусков и командирование, поощрение и наложение
взысканий и другие.
Для оформления приказов по личному составу необходимо
письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:
заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о
переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения
фамилии, и др.
В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному
составу".
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют
констатирующей части и начинаются с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ,
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть
сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового
кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указываются установленный
размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при
необходимости, условия приема: временно (с ... по ...), с
испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу указываются новая должность, вид
перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности),
причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового
кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении указывается причина увольнения согласно статьям
Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска указываются его вид,
продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании указываются дата и продолжительность
командировки, место направления, наименование организации,
учреждения.
При поощрениях и наказаниях указываются причина и вид поощрения
или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться
ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под
расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться после
текста каждого пункта приказа или после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу
(сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках
работников.
12.2. Распоряжение - разновидность распорядительных документов.
Распоряжение - это правовой акт, который издается единолично
руководителем организации или его заместителем для решения
оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование организации, издающей документ, код организации -
автора документа, название вида документа, дату и регистрационный
номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной
частей.
Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной
словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "РЕКОМЕНДУЮ".
12.3. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными
органами.
Решение должно содержать реквизиты: наименование организации,
издающей документ, код организации - автора документа, название вида
документа, дату, регистрационный номер, место издания, заголовок,
текст, визы, подпись.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной
частей.
13. К информационно-справочным документам относятся акт,
докладная записка, объяснительная записка, справка, служебное
письмо, телеграмма, телефонограмма.
13.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально
выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факт,
событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают
различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в
эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности
и другие.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование органа,
составившего акт, название вида документа, место составления, дату,
регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при
необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты
располагаются в установленном порядке.
Дата и место составления, проставленные в акте, должны
соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий
или факта, сформулированное отглагольным существительным. Например:
"О выделении к уничтожению документов и дел".
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления
акта, состав комиссии (наименование должностей, фамилия и инициалы
председателя комиссии и членов комиссии).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели
и задачи актирования, описание и характер проведенной работы,
установленные факты, а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце
текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все составители без указания
должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже
- подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с
должностными лицами, деятельность которых обследуется.
13.2. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему
руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о
сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и
предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так
и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные
записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о
результатах проверки, о командировке и так далее).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
(вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие
причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во
второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
13.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета и так далее)
или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной
документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений
основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу
каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения
отдельных работников.
13.4. Справка - документ информационного характера, содержащий
описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без
мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и
событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным
гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический
факт.
Реквизиты справки: наименование организации, название вида
документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к
тексту (для формата А4), текст, подпись.
Справки информационного характера отражают индивидуальные
ситуации. Они составляются по запросу и представляются в
установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут
даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и
несущие ответственность за представленные сведения.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении
места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте
проживания и т.п., оформляются на трафаретных бланках, на которых
уже отпечатан типовой текст.
В конце справки дается название учреждения, куда она
представлена. Текст справки заверяется подписью и печатью.
13.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с
учреждениями и частными лицами.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4
или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый адрес организации, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа,
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма -
это письма, требующие ответа.
В ответном письме указываются дата и номер инициативного
письма, на который дается ответ. Ответ должен быть изложен в
конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены,
в какой мере, в какие сроки.
13.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам
телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов
почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы
делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные",
"Срочные", "Обыкновенные".
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке
или на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на
телеграф, другой подшивается в наряд.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом),
регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы,
адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного)
документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер
отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия
получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными
буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два
интервала. Начало текста печатается с абзаца, далее красные строки и
абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов.
Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50
слов. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно:
точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки
- скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление,
проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами,
между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс
телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней
указываются фамилия автора телеграммы и наименование организации,
должность автора указывать не обязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются
телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица,
подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается
указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
13.7. Для оперативного решения вопросов с организациями,
расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения
требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи,
текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с
указанием должностей.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без
труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается руководителем организации.
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14
|
