Стр. 5
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.
204. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в
которых определены сроки исполнения или имеются поручения о
представлении докладов, предложений, заключений и выполнении
(проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов,
как поступающих из вышестоящих органов управления, так и
направляемых в подчиненные воинские части.
На контроль могут быть поставлены также устные поручения.
205. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по
журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов по
формам 15-16 согласно приложению 1 или заносятся в память
электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с
указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания
служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения,
фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых
данных.
На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в
правом верхнем углу ставится штамп по образцу 9 согласно приложению
1.
206. Служебный документ считается исполненным и снимается с
контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним
приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
На исполненном служебном документе должна быть отметка
исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или
инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер
дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка
делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа
и свидетельствуется подписью исполнителя.
На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены
в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего
листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей
подписью.
О снятии служебного документа с контроля делается отметка в
журнале (карточке) контроля.
207. Персональная ответственность за своевременное и
качественное исполнение поручений возлагается на командиров
(начальников), которым были даны поручения, и непосредственных
исполнителей.
Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением
служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами
соответствующих командиров (начальников).
208. Для ведения контроля за исполнением служебных документов в
каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая
должна включать:
средства контроля: система автоматизированного контроля или
журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;
органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы,
делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;
методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и
начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения
контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных
документов.
209. Лица, на которых возложено осуществление непосредственного
контроля за исполнением служебных документов, обязаны:
постоянно контролировать исполнение служебных документов и
иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
упреждать возможность невыполнения поручений в установленные
сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения
соответствующим командирам (начальникам);
ежемесячно (к 7 числу) анализировать состояние исполнения
документов, в том числе и в подчиненных воинских частях,
разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить
командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.
210. Состояние контроля за исполнением служебных документов
проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля)
комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника)
воинской части. Результаты проверок оформляются актами и
докладываются соответствующим командирам (начальникам).
В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество
служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них
исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в
срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по
совершенствованию контроля.
Глава 18
Учет и рассылка приказов и директив
211. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы
и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив.
Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов
и директив ежегодно начинаются с первого номера. Если приказы и
директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и
директив они не учитываются.
212. Приказы и директивы должны издаваться в строго
ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части,
которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не
разрешается.
Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки
приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части,
а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира
(начальника) воинской части или одного из его заместителей.
213. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки,
которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.
Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте
последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на
отдельном листе, подписываются начальником управления (отдела,
службы), подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются
начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не
предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним
из его заместителей.
В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в
специально заведенной книге расчетов рассылки или специально
отпечатанных типовых расчетах. Типовые расчеты периодически
уточняются.
214. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут
направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем
с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества
экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: "
№ 311 - 2 экз.".
При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и
тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных
письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они
предназначены.
215. Главные штабы видов Вооруженных Сил, штабы оперативных
командований, а также областные военные комиссариаты рассылку своих
приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих
инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета
приказов или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими
начальниками.
216. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном
объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и
реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например:
"вып. № 170-01 г.". О произведенных выписках на приказах и
директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому
высланы.
217. Объявление в своих приказах приказов и директив
вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением
приказов по личному составу.
Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и
директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей
отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров
(начальников) с обязательной ссылкой на них.
Нормативные и правовые акты Республики Беларусь объявляются
только приказами Министра обороны Республики Беларусь об организации
их выполнения.
218. Подлинные приказы и директивы командиров (начальников)
воинских частей брошюруются в отдельные дела, за исключением
случаев, когда они ведутся в специальных книгах.
Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными
документами запрещается.
Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям
не выдаются.
219. Порядок ознакомления с приказами и директивами
устанавливается командиром (начальником) воинской части.
В каждой воинской части ведется журнал учета объявления
приказов, директив и других служебных документов личному составу и
должностным лицам по форме 17 согласно приложению 1.
220. Утверждаемые приказами положения, инструкции и другие
правовые акты, предназначенные для постоянного пользования,
разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий по форме 18
согласно приложению 1.
221. Документы, послужившие основанием для издания приказа
(директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в
соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа
(директивы).
222. При расформировании воинской части все приказы (директивы)
вышестоящих командиров (начальников) по указанию Генерального штаба
Вооруженных Сил передаются в другие воинские части или уничтожаются
на месте в установленном порядке. Подлинные приказы и директивы
расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.
223. Справочная работа по приказам и директивам командиров
(начальников) проводится применительно к требованиям Инструкции по
ведению справочной работы по правовым актам, издаваемым в
Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом
Министра обороны Республики Беларусь от 15 мая 2001 г. № 4 "Об
утверждении Инструкции о порядке ведения справочной работы по
правовым актам Министерства обороны Республики Беларусь".
Глава 19
Особенности работы со служебными документами, содержащими
информацию ограниченного распространения
224. К информации ограниченного распространения в Вооруженных
Силах относятся сведения, включенные в республиканский Перечень
сведений ограниченного распространения, утвержденный постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. № 237.
225. Не могут быть отнесены к служебной информации
ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус
государственных органов, организаций, общественных объединений, а
также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и
процессах, экологическая, гидрометеорологическая,
гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и
другая информация, необходимая для обеспечения безопасного
существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а
также производственных объектов;
сведения о нарушении законности, неправомерности действий или
бездействии государственных органов и должностных лиц, криминогенной
ситуации, правонарушениях, результатах социологических исследований;
описание структуры местного распорядительного органа, его
функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений
граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,
рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других
государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях
населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов,
информационных системах организаций, необходимые для реализации
прав, свобод и обязанностей граждан.
226. На служебных документах (изданиях), содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, проставляется
ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и
номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы
служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также
на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на служебных
документах при переписке между воинскими частями, а также на
документах, разработанных воинскими частями для внутреннего
пользования, не проставляется.
227. Прием и учет служебных документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляются
структурными подразделениями, которым поручен прием и учет
несекретной документации.
228. Служебные документы с ограничительным грифом "Для
служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных
документов, а служебные издания - по журналу учета служебных
изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При
незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет
совместно с другими несекретными документами. К регистрационному
номеру служебного документа добавляется отметка "ДСП".
229. Служебные документы с ограничительным грифом "Для
служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном
бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На
обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются
количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия
лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные
и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются
для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и
варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения
в учетных формах.
230. Служебные документы с ограничительным грифом "Для
служебного пользования":
передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним
непосредственное отношение и только под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения
соответствующего командира (начальника);
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках,
хранилищах);
разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в
подразделениях, парках и тому подобное. Они выдаются под расписку
руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в
чемоданах (портфелях).
231. При направлении служебного документа с ограничительным
грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется
расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера
экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается
исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где
эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником)
воинской части или одним из его заместителей.
232. Исполненные служебные документы с ограничительным грифом
"Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке
дела, в которое помещены такие служебные документы, также
проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования".
233. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для
служебного пользования", утративших свое практическое значение и не
имеющих ценности, производится по акту. В учетных формах об этом
делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
234. Передача служебных документов и дел с ограничительным
грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому
осуществляется с разрешения их непосредственного командира
(начальника).
235. При смене лица, ответственного за учет служебных
документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования",
составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается
соответствующим командиром (начальником).
236. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с
ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не
реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира
(начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно
включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов,
дел и изданий.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество
изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для
служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже
одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
237. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо
разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность
информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику),
который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты
или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном
виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.
238. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным
грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании
которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
239. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования"
производится по согласованию с режимными органами на основании
приказов командиров (начальников), подписавших (утвердивших) эти
служебные документы. На самих документах ограничительный гриф "Для
служебного пользования" затушевывается.
О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на
служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах
делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты,
которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных
документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного
пользования" затушевываются одной чертой чернилами или пастой с
указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки,
воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.
Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования"
снят приказом командира войсковой части 38769 от 13 мая 2001 г. №
140 полковника Петровича М.И."
240. Дела с несекретными служебными документами, в которых по
мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения,
касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной
промышленности, материально-технического обеспечения и других
аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к
служебным документам с ограничительным грифом "Для служебного
пользования".
241. За разглашение служебной информации ограниченного
распространения, а также нарушение порядка обращения с документами,
содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть
привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной
законодательством Республики Беларусь ответственности.
242. Снятие копий со служебных документов с ограничительным
грифом "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей
воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с
письменного разрешения командира (начальника), подписавшего
служебный документ.
РАЗДЕЛ III
ДРУГИЕ ВОПРОСЫ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Глава 20
Бланки строгой отчетности
243. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в
порядке, установленном для документов с ограничительным грифом "Для
служебного пользования".
244. Учет бланков строгой отчетности ведется в управлениях
(отделах, службах) воинских частей по журналу по форме 19 согласно
приложению 1 или по формам, установленным соответствующими
наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию
на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности
выводится итоговая запись об остатке наличия бланков.
245. Для издания бланков строгой отчетности определяется их
тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.
Глава 21
Особенности учета и рассылки служебных изданий
246. Все полученные из других воинских частей, а также
изготовленные в типографиях несекретные служебные издания
учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных
письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами
учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее
служебные издания на хранение, расписывается в этом.
На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри
воинской части, на обложке и титульном листе проставляется учетный
номер по образцу 10 согласно приложению 1. Дополнительно полученные
экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами.
247. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются
начальниками Главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов
оперативных командований, начальниками главных управлений
(управлений, отделов, служб) Министерства обороны и Генерального
штаба Вооруженных Сил.
Служебные издания с учетом их содержания направляются по
подчиненности и только в те воинские части, для которых они
необходимы.
248. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются
за инвентарными номерами, за исходящими номерами (если они присвоены
изданию) или при сопроводительных письмах, в которых указываются
наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные
письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в
отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются
исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где
эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником)
воинской части или одним из его заместителей.
249. Для временного пользования служебные издания высылаются в
другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об
отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по
возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными
номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на
сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных
изданий осуществляют лица, ведущие делопроизводство.
250. Служебные издания пересылаются через предприятия
Министерства связи Республики Беларусь и узел фельдъегерско-почтовой
связи Министерства обороны Республики Беларусь.
251. В случае износа журнала учета служебных изданий, а также в
тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или
уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта
должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской
части или одного из его заместителей может быть произведен переучет
служебных изданий и заведен новый журнал.
Переучет производится лицом, ответственным за хранение и учет
служебных изданий. Для проверки правильности переучета по приказу
командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия
обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить
записи в старых и новых журналах, оправдательные документы,
подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и
удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал
учета переносятся только те служебные издания, которые к моменту
переучета имеются в воинской части.
После переучета служебных изданий старый журнал учета
уничтожается по истечении установленного срока хранения.
252. При наличии в воинской части большого количества служебных
изданий (более 5 тысяч наименований), перерегистрация которых
связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы
учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на
служебных изданиях перед номерами проставляется индекс (например:
инв. № 1/1, 1/2, 1/3 и так далее). Журналы старого учета по мере их
закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются
комиссией с составлением акта.
253. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и
служебные документы. Выдача служебных изданий производится под
расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе.
Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные
издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за
которым учтено служебное издание.
254. Передача служебного издания Министерства обороны в
организации Республики Беларусь, не подчиненные Министерству
обороны, производится с разрешения должностного лица, принявшего
решение о его издании.
Передача служебных изданий организациям иностранных государств
или международным организациям производится на основании
международного договора.
Глава 22
Изготовление и размножение служебных документов
255. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться
на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах,
копировальных аппаратах и с помощью других технических средств,
рукописным способом, а также издаваться в типографии.
Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках
и других технических средствах должна быть написана четко,
разборчиво и только чернилами фиолетового, синего или черного
цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель
указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать. На
титульной стороне последнего листа рукописи печатается фамилия
исполнителя и его служебный телефон.
256. Помещения, в которых расположены технические средства для
изготовления и размножения служебных документов, по окончании
рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение
дежурному по воинской части.
257. Служебные документы должны размножаться в строго
ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем
воинским частям, которым они необходимы.
Снятие копий со служебных документов, поступивших из
вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме
документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования")
допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей
служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, -
командира (начальника) воинской части или одного из его
заместителей.
Если разрешение дано устно, то на служебном документе
отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта
отметка заверяется подписью исполнителя.
Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской
части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения
начальника управления (отдела, службы) этой воинской части.
258. Учет служебных документов, размноженных на копировальных
аппаратах и других аналогичных технических средствах, производится в
журнале учета размножения служебных документов по форме 20 согласно
приложению 1.
259. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на
множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных
машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы,
хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было
служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы,
бланки, журналы учета, машинные носители информации и другие
материалы по окончании работы сдаются на хранение в делопроизводство
или заведующей машинописным бюро.
Глава 23
Уничтожение служебных документов, книг и журналов
260. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания
и литература, утратившие практическое значение и не имеющие
исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками
хранения должны уничтожаться.
261. Отбор и уничтожение указанных документов производятся
комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира
(начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц,
способных правильно определить историческую, научную ценность и
практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов.
В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе
лицо, ведущее делопроизводство.
262. Отмененные и утратившие практическое значение приказы и
директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные
издания, техническая документация, книги и журналы учета, документы
с ограничительным грифом "Для служебного пользования", бланки
строгого учета, носители информации, используемые на объектах
электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13 |
Стр.14 |
Стр.15
|
