Право
Навигация
Новые документы

Реклама


Ресурсы в тему
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Правила Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. №5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"

Текст правового акта с изменениями и дополнениями по состоянию на 5 декабря 2007 года (обновление)

Библиотека законов
(архив)

 

Стр. 10

Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13

 

Наименование организации
Название архива
АКТ                                         УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________                       Наименование должности
_____________________                       руководителя организации
 (место составления)                        Подпись      Расшифровка
об необнаружении дел, пути                               подписи
розыска которых исчерпаны                   Дата

В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде № _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом  меры  по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

----------T--------T--------------T-------------------T------------¬
¦ Опись № ¦ Дело № ¦Заголовок дела¦Дата (крайние даты)¦  Причины   ¦
¦         ¦        ¦              ¦        дела       ¦ отсутствия ¦
+---------+--------+--------------+-------------------+------------+
¦    1    ¦    2   ¦       3      ¦         4         ¦      5     ¦
L---------+--------+--------------+-------------------+-------------

Итого __________________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации                 Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________                  архивного учреждения
                                              _____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК)                         Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись                                       Подпись

Изменения в учетные документы архива внесены

Должность работника,                   Подпись           Расшифровка
ответственного за учет в архиве                          подписи
Дата

                                              Формат А4 (210х297 мм)

   Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

                                                    Приложение 19
                                                    к подразделу 8.1

Наименование организации                    УТВЕРЖДАЮ
                                            Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата
Фонд № ______________
Опись № _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год

----T------T----------------------T---------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦  Название раздела    ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦   (структурного      ¦  (тома, ¦ листов в ¦          ¦
¦   ¦      ¦  подразделения),     ¦  части) ¦   деле   ¦          ¦
¦   ¦      ¦   заголовок дела     ¦         ¦          ¦          ¦
¦   ¦      ¦   (тома, части)      ¦         ¦          ¦          ¦
+---+------+----------------------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦   2  ¦          3           ¦    4    ¦     5    ¦    6     ¦
L---+------+----------------------+---------+----------+-----------

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
                                  (цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
составителя описи                                        подписи
Дата

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи
Дата

УТВЕРЖДЕНО*                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК)                     Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения                   _____________ № _____________
_________ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК)                 Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись                                Подпись

                                              Формат А4 (210х297 мм)

   Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

                                                       Приложение 20
                                                       к п.8.1.10

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № _______________ (Ф. № _____________________)

Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
                   (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Должность работника,                   Подпись           Расшифровка
ответственного за учет в архиве                          подписи
Дата

                                              Формат А4 (210х297 мм)

                 Форма листа-заверителя описи дела

                                            Приложение 21
                                            к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9

____________________________________________________________________
                (название государственного архива)*
____________________________________________________________________
                          (название фонда)

                        Фонд № ____________
                        Опись № ___________
____________________________________________________________________
                          (название описи)

                                Крайние даты дел ___________________

_______________________________
     *Указывается название   государственного   архива,   источником
комплектования   которого   является   организация.   Заполняется  в
государственном архиве.

                                              Формат А4 (210х297 мм)

                    Форма титульного листа описи

                                                    Приложение 22
                                                    к подразделу 8.3

Наименование                                УТВЕРЖДАЮ
организации                                 Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата

Фонд № ___________________
Опись № ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год

----T------T----------------T-------T--------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Название раздела¦Дата   ¦Срок    ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного  ¦дела   ¦хранения¦ листов в ¦          ¦
¦   ¦      ¦ подразделения),¦(тома, ¦дела    ¦   деле   ¦          ¦
¦   ¦      ¦ заголовок дела ¦части) ¦(тома,  ¦          ¦          ¦
¦   ¦      ¦ (тома, части)  ¦       ¦части)  ¦          ¦          ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦   2  ¦        3       ¦    4  ¦   5    ¦     6    ¦    7     ¦
L---+------+----------------+-------+--------+----------+-----------

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
составителя описи                                        подписи
Дата

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись

                                              Формат А4 (210х297 мм)

        Форма годового раздела сводной описи дел временного
                      (свыше 10 лет) хранения

                                                    Приложение 23
                                                    к подразделу 8.4

Наименование                                УТВЕРЖДАЮ
организации                                 Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата

Фонд № ______________
Опись №______________
дел по личному составу
за _______________ год

----T------T---------T---------T--------T-------------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦  Срок  ¦ Количество  ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦  дела   ¦ (тома,  ¦хранения¦листов в деле¦          ¦
¦   ¦      ¦ (тома,  ¦  части) ¦  дела  ¦(томе, части)¦          ¦
¦   ¦      ¦  части) ¦         ¦ (тома, ¦             ¦          ¦
¦   ¦      ¦         ¦         ¦ части) ¦             ¦          ¦
+---+------+---------+---------+--------+-------------+----------+
¦ 1 ¦   2  ¦    3    ¦    4    ¦    5   ¦      6      ¦     7    ¦
L---+------+---------+---------+--------+-------------+-----------

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
                                   (цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
составителя описи                                        подписи
Дата

Начальник отдела кадров                Подпись           Расшифровка
(инспектор по кадрам)                                    подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации                 Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ № ___________                     архивного учреждения
                                              ___________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК)                         Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись                                       Подпись

                                              Формат А4 (210х297 мм)

    Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

                                                       Приложение 24
                                                       к п.9.1.1

____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
                         (название архива)

                               КНИГА
               учета поступления и выбытия документов

                                              Том __________________
                                              Начат ________________
                                              Окончен ______________

____________________________________________________________________
              (название, № фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
                   поступивших и выбывших документов)

----T----T---------------T----------------T----------------T--------T------¬
¦ № ¦Дата¦ Наименование  ¦  Поступление   ¦   Выбытие      ¦Неопи-  ¦Приме-¦
¦п/п¦пос-¦ организации,  ¦   описанных    ¦  описанных     ¦санных  ¦чание ¦
¦   ¦туп-¦ структурного  ¦  документов    ¦  документов    ¦дел     ¦      ¦
¦   ¦ле- ¦подразделения, +----------------+----------------+        ¦      ¦
¦   ¦ния ¦лица, архива,  ¦ количество дел ¦ количество дел ¦        ¦      ¦
¦   ¦или ¦ от которой    +-----T-----T----+-----T-----T----+----T---+      ¦
¦   ¦вы- ¦поступили или в¦пост.¦врем.¦по  ¦пост.¦врем.¦по  ¦пос-¦вы-¦      ¦
¦   ¦бы- ¦которую выбыли ¦хра- ¦хра- ¦лич-¦хра- ¦хра- ¦лич-¦туп-¦бы-¦      ¦
¦   ¦тия ¦  документы;   ¦нения¦нения¦ному¦нения¦нения¦ному¦ле- ¦тие¦      ¦
¦   ¦    ¦название, номер¦     ¦     ¦сос-¦     ¦     ¦сос-¦ние ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦    и дата     ¦     ¦     ¦таву¦     ¦     ¦таву¦    ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦  документа,   ¦     ¦     ¦    ¦     ¦     ¦    ¦    ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦подтверждающего¦     ¦     ¦    ¦     ¦     ¦    ¦    ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦поступление или¦     ¦     ¦    ¦     ¦     ¦    ¦    ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦    выбытие    ¦     ¦     ¦    ¦     ¦     ¦    ¦    ¦   ¦      ¦
¦   ¦    ¦  документов   ¦     ¦     ¦    ¦     ¦     ¦    ¦    ¦   ¦      ¦
+---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+------+
¦ 1 ¦  2 ¦       3       ¦  4  ¦  5  ¦ 6  ¦  7  ¦  8  ¦ 9  ¦ 10 ¦11 ¦  12  ¦
L---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+-------

Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
                                      (цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел

Наименование должностного лица,        Подпись           Расшифровка
составившего итоговую годовую запись                     подписи

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи
Дата

                                              Формат АЗ (297х420 мм)

         Форма книги учета поступления и выбытия документов

                                                       Приложение 25
                                                       к п.9.2.1

____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
                         (название архива)

                           СПИСОК ФОНДОВ

                                              Том __________________
                                              Начат ________________
                                              Окончен ______________

--------T--------------T----------------T-------------------------¬
¦№ фонда¦Название фонда¦  Дата первого  ¦ Отметка о выбытии фонда ¦
¦       ¦ (коллекции)  ¦  поступления   ¦  (дата, место выбытия,  ¦
¦       ¦              ¦документов фонда¦подпись работника архива)¦
+-------+--------------+----------------+-------------------------+
¦   1   ¦      2       ¦       3        ¦            4            ¦
L-------+--------------+----------------+--------------------------

На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
              (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,           Подпись           Расшифровка
составившего итоговую годовую запись                     подписи

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи

                                              Формат А4 (210х297 мм)

                        Форма списка фондов

                                                    Приложение 26
                                                    к подразделу 9.3

                      ЛИСТ ФОНДА № __________

____________________________      __________________________________
 (наименование организации,           (дата первого поступления
  в которой хранится фонд)                документов фонда)

---------------------T----------------------------------------------¬
¦Крайние даты каждого¦                Название фонда                ¦
¦   названия фонда   ¦                                              ¦
+--------------------+----------------------------------------------+
¦         1          ¦                       2                      ¦
L--------------------+-----------------------------------------------

                   1. Учет неописанных документов

------T-----------T-------------------T-------------------T---------¬
¦Дата ¦ Название, ¦    Поступление    ¦      Выбытие      ¦ Наличие ¦
¦запи-¦ № и дата  ¦                   ¦                   ¦(остаток)¦
¦си   ¦документа, +-----------T-------+-----------T-------+---------+
¦     ¦по которому¦Кол-во дел,¦Крайние¦Кол-во дел,¦Крайние¦Всего    ¦
¦     ¦поступили  ¦документов,¦даты   ¦документов,¦даты   ¦дел, до- ¦
¦     ¦или выбыли ¦  листов   ¦дел и  ¦  листов   ¦дел и  ¦кументов,¦
¦     ¦документы  ¦           ¦доку-  ¦           ¦доку-  ¦листов   ¦
¦     ¦           ¦           ¦ментов ¦           ¦ментов ¦         ¦
+-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+---------+
¦  1  ¦     2     ¦     3     ¦   4   ¦     5     ¦   6   ¦    7    ¦
L-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+----------

                    2. Учет описанных документов
*                                                                       &
----T----T-----T-----T----T---------------------T----------------------------------T------------¬
¦Да-¦Но- ¦Край-¦Наи- ¦Пос-¦        Выбыло       ¦       Наличие (остаток)          ¦Микрофильми-¦
¦та ¦мер ¦ние  ¦мено-¦ту- +---T-----T-----------+----T-------------------T---------+ровано дел  ¦
¦за-¦опи-¦даты ¦вание¦пи- ¦дел¦осно-¦в том числе¦все-¦                   ¦         ¦постоянного ¦
¦пи-¦си  ¦дел  ¦описи¦ло  ¦   ¦вание¦по описям, ¦го  ¦    постоянного    ¦         ¦хранения    ¦
¦си ¦дел ¦описи¦дел  ¦    ¦   ¦выбы-¦утвержден- ¦дел ¦     хранения      ¦ по л/с  ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦или  ¦    ¦   ¦тия, ¦ным ЭМК    ¦в   ¦                   ¦         ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦анно-¦    ¦   ¦(наз-¦(ЭПК)      ¦фон-¦                   ¦         ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦тация¦    ¦   ¦ва-  +---T-------+де  +---T-----T---------+---T-----+            ¦
¦   ¦    ¦     ¦доку-¦    ¦   ¦ние, ¦дел¦крайние¦    ¦дел¦край-¦из них по¦дел¦край-¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦мен- ¦    ¦   ¦дата,¦   ¦ даты  ¦    ¦   ¦ние  ¦описям,  ¦   ¦ние  ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦тов  ¦    ¦   ¦№ до-¦   ¦       ¦    ¦   ¦даты ¦утверж-  ¦   ¦даты ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦ку-  ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦денным   ¦   ¦дел  ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦мен- ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦ЭМК (ЭПК)¦   ¦     ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦та)  ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     +---T-----+   ¦     ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦     ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦дел¦край-¦   ¦     ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦     ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦   ¦ние  ¦   ¦     ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦     ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦   ¦даты ¦   ¦     ¦            ¦
¦   ¦    ¦     ¦     ¦    ¦   ¦     ¦   ¦       ¦    ¦   ¦     ¦   ¦дел  ¦   ¦     ¦            ¦
+---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+------------+
¦ 1 ¦  2 ¦  3  ¦  4  ¦  5 ¦ 6 ¦  7  ¦ 8 ¦   9   ¦ 10 ¦ 11¦  12 ¦13 ¦ 14  ¦15 ¦ 16  ¦    17      ¦
L---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+-------------


                                              Формат А4 (210х297 мм)

                         Форма листа фонда

                                                   Приложение 27
                                                   к пп.6.7.5, 9.6.1

____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
                         (название архива)

                               КНИГА
                выдачи дел во временное пользование

                                              Том __________________
                                              Начат ________________
                                              Окончен ______________

----T--------------T-----------T-------------T----------T----------¬
¦ № ¦  Название и  ¦Кому выдано¦Подпись лица,¦Отметка о ¦Примечание¦
¦п/п¦архивный шифр ¦дело и дата¦ принявшего  ¦ возврате ¦          ¦
¦   ¦выданного дела¦  выдачи   ¦   дело во   ¦   дела   ¦          ¦
¦   ¦ с указанием  ¦           ¦  временное  ¦          ¦          ¦
¦   ¦  количества  ¦           ¦ пользование ¦          ¦          ¦
¦   ¦   листов     ¦           ¦             ¦          ¦          ¦
+---+--------------+-----------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦      2       ¦     3     ¦      4      ¦     5    ¦     6    ¦
L---+--------------+-----------+-------------+----------+-----------

                                              Формат А4 (210х297 мм)

          Форма книги выдачи дел во временное пользование

                                                       Приложение 28
                                                       к п.10.2.4

Индекс ___________________ ¦ Рубрика _______________________________
Дата события _____________ ¦ Подрубрика ____________________________
                             Место события _________________________
____________________________________________________________________

Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________

Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________

----------------T----------------T----------------T----------------¬
¦Ф. № _________ ¦Оп. № ________  ¦Д. № __________ ¦Л. ____________ ¦
L---------------+----------------+----------------+-----------------

Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.

                                              Формат А6 (148х105 мм)

                Форма тематической карточки каталога

                                                 Приложение 29
                                                 к пп.11.1.2-11.1.18

Наименование                                  225320 г.Барановичи
организации                                   Брестской области,
                                              ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА                              Петруковичу Б.И.

20.06.1997 № 04-05/173
г. Минск
на № 150 от 10.06.97

     В  документах  архивного  фонда Института биоорганической химии
Академии  наук  Беларуси  в  ведомостях  на  выдачу заработной платы
сотрудникам  за  апрель-декабрь  1985  г.  значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.

     Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
руководителя (структурного                               подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации

Заведующий архивом (лицо,              Подпись           Расшифровка
ответственное за архив                                   подписи
организации)

Гербовая печать организации

                                              Формат А4 (210х297 мм)
                                                 или А5 (148х210 мм)

                      Образец архивной справки

Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13




< Главная

Новости законодательства

Новости сайта
Новости Беларуси

Новости Спецпроекта "Тюрьма"

Полезные ресурсы

Разное

Rambler's Top100
TopList

Законы России

Право - Законодательство Беларуси и других стран

ЗОНА - специальный проект. Политзаключенные Беларуси

LawBelarus - Белорусское Законодательство

Юридический портал. Bank of Laws of Belarus

Фирмы Беларуси - Каталог предприятий и организаций Республики Беларусь

RuFirms. Фирмы России - каталог предприятий и организаций.Firms of Russia - the catalogue of the enterprises and the organizations