Стр. 2
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
пользование, обеспечивает работу исследователей.
2.3.12. Подготавливает и передает на госхранение документы
Национального архивного фонда Республики Беларусь*.
______________________________
*См. сноску к п.2.2.
2.3.13. Участвует в разработке нормативно-методических
документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и
др.) по документационному обеспечению управления.
2.4. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется
право:
давать в установленном порядке указания структурным
подразделениям и архивам подведомственных организаций по вопросам,
входящим в компетенцию архива;
запрашивать от структурных подразделений организации и архивов
подведомственных организаций сведения, необходимые для работы
архива;
вносить руководству организации предложения по
совершенствованию делопроизводства и архивного дела (приложение 40).
3. НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел
предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения срока их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.
3.1. Виды номенклатур дел
3.1.2. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и
конкретные.
3.1.3. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются для
определенной категории организаций, отличающихся однородным
характером деятельности и составом документов*.
______________________________
*К указанным организациям относятся, в частности, областные
Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д.
3.1.4. Типовая номенклатура дел устанавливает единую
индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для
однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей
отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом
и носит обязательный характер.
3.1.5. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный
состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру
деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный
характер.
3.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются
службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов
управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных
организаций и утверждается руководством отрасли (системы,
объединения) после согласования с ЦЭК организации и Госкомархивом.
3.1.7. Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется)
ежегодно в каждой организации и включает систематизированные
заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены
делопроизводством в данной организации в текущем календарном году.
Конкретная номенклатура дел составляется для всей организации
(сводная) и для каждого структурного подразделения. (Приложения 2,
3).
3.2. Порядок составления, согласования и утверждения
номенклатуры дел организации
3.2.1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ
(управлением делами, канцелярией, общим или
административно-хозяйственным отделом) при участии архива или
учреждением государственной архивной службы (на договорных
началах).
3.2.2. Государственные архивы оказывают методическую
(консультативную) помощь в разработке номенклатур дел организациям,
являющимся источниками комплектования указанных архивов.
3.2.3. Нормативно-методическим основанием при разработке
номенклатуры дел организации служат государственные стандарты,
типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения,
инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры
дел, решения ЦЭК (ЭК) организации, решения Центральной
экспертно-методической комиссии (ЦЭМК) Госкомархива об изменении
сроков хранения отдельных категорий документов и дел.
3.2.4. При составлении номенклатуры дел используются устав или
положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе,
положения о структурных подразделениях организации, должностные
инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел,
регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав,
количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе
деятельности организации.
3.2.5. Основой для составления сводной номенклатуры дел
являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений,
отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при
участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих
подразделений. Служба ДОУ контролирует работу по разработке
номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую
помощь составителям. Номенклатура дел структурного подразделения
визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК структурного
подразделения (при его наличии) и подписывается руководителем
структурного подразделения.
3.2.6. Номенклатура дел на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале предшествующего года. Она
визируется заведующим архивом, подписывается руководителем службы
ДОУ, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, согласовывается
экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной
комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения и до 1 января
следующего года утверждается руководителем организации*.
______________________________
*Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих
договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы,
не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
3.2.7. Номенклатура дел согласовывается с государственным
архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре
организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно
она уточняется. После внесения необходимых изменений номенклатура
дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1
января следующего года приказом (распоряжением).
3.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения получают выписки из нее, включающие текст
соответствующих разделов.
3.2.9. Номенклатура дела составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой
ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве
учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве.
Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он
регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних
документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела,
канцелярии или других структур, которые осуществляют
документационное обеспечение управления. Номенклатуры структурных
подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не
образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10
лет.
3.3. Схема построения номенклатуры дел организации
3.3.1. Схема построения номенклатуры дел соответствует
структуре организации. Названиями разделов и подразделов
номенклатуры дел являются названия структурных подразделений
организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.
3.3.2. Структурное подразделение, в котором откладываются
организационно-распорядительные документы руководства организации
(управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.), всегда
располагается в начале номенклатуры дел независимо от места,
занимаемого данным подразделением в штатном расписании. После
основных структурных подразделений в порядке значимости следуют
общественные организации и временно действующие органы.
3.3.3. В организациях, имеющих устойчивую структуру,
номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях,
не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры
дел строится по структурно-функциональному принципу или
функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления
на структурные части).
Пример схемы номенклатуры, построенной по структурному
принципу:
01. Общий отдел
02. Отдел экономического прогнозирования
03. Производственно-технологический отдел
04. Технический отдел
05. Отдел капитального строительства
06. Отдел техники безопасности
07. Отдел главного механика и энергетика
08. Отдел технического контроля
09. Финансовый отдел
10. Бухгалтерия
11. Отдел труда и заработной платы
12. Отдел кадров
13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции
14. Юрисконсульт
15-20. Цеха
21-25. Лаборатории
26. Профсоюзный комитет
Пример схемы номенклатуры, построенной по
структурно-функциональному принципу:
01. Руководство
02. Организационно-методическая работа
03. Спортивно-массовая работа
04. Тренерский совет
05. Бухгалтерия
06. Отдел кадров
07. Профсоюзный комитет
Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному
принципу:
01. Руководство
02. Планирование
03. Организация производственной деятельности
04. Финансирование
05. Учет и отчетность
06. Кадры
3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации
3.4.1. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации
с обязательными реквизитами (приложения 2, 3).
3.4.2. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела
(1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и
номер статьи по перечню (4), примечание (5).
3.4.3. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел,
обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов -
номера структурного подразделения или соответствующего раздела
номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения
(раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.
Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.
В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных
структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые
номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам (не
разрешенным в течение календарного года) вносятся в номенклатуру дел
следующего года под тем же индексом.
3.4.4. В конце разделов помещаются резервные индексы для
дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не
могли быть учтены при составлении номенклатуры.
3.4.5. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования
разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного
и временного хранения, заводимых в организации в календарном году,
включая дела с грифом ограничения доступа к документации,
незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год (переходящие
дела), справочные картотеки к документам, документы, образующиеся в
деятельности вычислительного центра данной организации, а также
заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных
организаций, правопреемником которых является организация. В
номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и
др.)*, алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы.
______________________________
*В отдельных случаях малотиражные печатные издания, не
поступающие в государственные библиотеки Республики Беларусь, могут
включаться в номенклатуру дел и в опись дел постоянного хранения.
3.4.6. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и
составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия,
четким и конкретным.
3.4.7. Заголовок включает:
название рода дела (документы, переписка, дело) или
разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты,
докладные записки, акты, справки и т.д.);
указание автора документа (краткое название организации, ее
структурного подразделения или должностного лица);
Пример. Приказы министра... Отчет комитета...
указание адресата или корреспондента документа;
Пример. Переписка с Советом Министров Республики Беларусь...
краткое содержание документов дела (название темы дела);
Пример. Отчет комитета о финансово-хозяйственной
деятельности...
географическое название населенного пункта или территории, с
которой связано содержание документов дела*;
Пример. Отчеты средних школ Борисовского, Березинского,
Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об
учебно-воспитательной работе...
указание хронологических рамок документов дела, датировку
действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за
пределы делопроизводственного года**;
Пример. Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг.
указание на копийность документов дела.
______________________________
*Названия населенных пунктов и территорий приводятся в
следующем порядке: деревня (колхоз, совхоз), сельсовет, город,
район, область.
**В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные
документы.
3.4.8. В заголовках нельзя использовать неконкретные
формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам",
"натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен
неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).
3.4.9. В заголовках термин "дело" используется при заведении
личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных
документов, связанных последовательностью решения какого-либо
вопроса.
Пример. Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И. ...
3.4.10. Термин "документы" используется:
при группировке в дело документов по одному вопросу, не
связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного
заголовка указывается не более трех основных разновидностей
документов данного дела);
Пример. Документы о проведении Республиканской спартакиады
школьников (положение, протоколы, отчеты и др.).
в делах, содержащих приложения к основному документу или группе
документов.
Пример. Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета
(доклады, информации, справки и др.).
3.4.11. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими
разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии)
указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.
Пример. Переписка о поставке продукции на экспорт.
В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими
однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии)
корреспондентов указываются обобщенно.
Пример. Переписка с банками по вопросам финансирования и
кредитования...
Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.
3.4.12. Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел
обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки
систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь,
постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы,
декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения
Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и
распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения
об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы
(годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные),
информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок
систематизации прочих категорий дел определяется составителем
номенклатуры в соответствии с их значимостью.
3.4.13. Систематизация однородных дел осуществляется по
алфавиту корреспондентов или географических названий.
3.4.14. Графа 3 заполняется в конце календарного
(делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел
(томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в
течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей
дела.
3.4.15. В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения
дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням
документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Если перечень не
содержит сведений о каких-либо разновидностях документов, решение о
сроках их хранения принимается ЭМК (ЭПК) государственного архивного
учреждения по представлению ЭК организации или ЦЭМК Госкомархива.
3.4.16. Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок
службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные
подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах,
включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название
перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры
дел.
3.4.17. На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи
лиц, указанных в п.3.2.6 настоящих правил, гриф согласования
номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о
категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце
календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.
3.5. Формирование дел
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы
формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в
структурных подразделениях, под контролем и методическим
руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях
формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или
работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных
направлений деятельности организации.
3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления
документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и
другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения
группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно
формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и
месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной
организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости
от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого
документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и
дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.
3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год
(исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и
документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся
за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных
заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней,
рукописи и т.д.).
3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме
группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с
документами, к которым они относятся.
3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом
порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса,
по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов,
которые могут варьироваться в зависимости от особенностей
документов.
3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и
решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом
порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные
дела, если они не являются приложениями к утвердившим их
распорядительным документам.
3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному
составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными
сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две
группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и
премировании сотрудников;
приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий,
назначении дежурных, командировках.
3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний
коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке
вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).
3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные
списки и другие документы, подготовка которых требует
предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.
3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их
составления группируются в дела того года, к которому они относятся
по содержанию. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году,
и отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, должны быть отнесены
к 1997 году.
3.5.13. При формировании дел с перепиской за
документом-запросом помещается документ-ответ.
3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета;
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок, других документов
второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных
дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с
внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету
кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри
структурных подразделений).
3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам
работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению
хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по
личным вопросам (хранятся 5 лет).
3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине
не более 4 см*.
______________________________
* В исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов.
3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при
поступлении дел в архив и при передаче их на государственное
хранение.
4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Принципы и критерии ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение
научно-исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов с целью установления сроков их хранения и
отбора на хранение.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе
принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки
документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания,
внешних особенностей документов.
4.1.2.1. К критериям происхождения относятся:
роль и место организации в системе государственного
(негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной
отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документов.
4.1.2.2. К критериям содержания относятся:
значимость события (явления, предмета), отраженного в
документе;
значение содержащейся в документе информации, степень ее
повторяемости в других документах;
целевое назначение, вид и разновидность документа.
4.1.2.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат,
печатей);
наличие резолюций, помет;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа и его физического
состояния.
4.2. Организация экспертизы ценности документов
4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии
с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом
и настоящими правилами.
4.2.2. Состав документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым
и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием
сроков их хранения.
Типовой перечень (перечень типовых документов) включает
Страницы:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9 |
Стр.10 |
Стр.11 |
Стр.12 |
Стр.13
|
